[необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]

Автор: Вороная Наталья, редактор.

Несмотря на объявленный государством курс на диджитализацию, субъекты хозяйствования продолжают в большом объеме составлять и накапливать документы «на бумаге». О том, где, как и сколько следует хранить такие документы, а также о том, когда и в каком порядке их можно уничтожить, мы и поговорим в этом спецвыпуске. Кроме того, вы сможете ознакомиться со сроками хранения наиболее распространенных видов документов, образующихся в деятельности предприятий.

Основным нормативно-правовым актом, применяемым для определения сроков хранения документов, их отбора на постоянное или длительное хранение либо для уничтожения, является [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]. Он предназначен для использования всеми государственными органами и органами местного самоуправления, другими учреждениями, организациями и предприятиями независимо от формы собственности.

А вот физические лица — предприниматели (далее — ФЛП) положения этого документа применять могут (но не обязаны!). Это следует из[необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]. Подтверждал рекомендательный характер указанного Перечня для ФЛП и Укргосархив в письме от 30.10.2012 г. № 01.2/3388.

Какие же правила исчисления сроков хранения документов установлены [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]

1. Все сроки хранения в указанном Перечне дифференцированы по двум группам предприятий:

— предприятия, в деятельности которых создаются документы, подлежащие включению в Национальный архивный фонд (далее — НАФ). Сроки хранения документов для них приведены в [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] (п. 2.4 указанного Перечня);

— предприятия, в деятельности которых не создаются документы НАФ. Сроки хранения документов этих организаций содержит [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] ([необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]).

Напомним: НАФ представляет собой совокупность архивных документов, которые отражают историю духовной и материальной жизни украинского народа и других народов, имеют культурную ценность и являются достоянием украинской нации ([необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]).

Большинство коммерческих предприятий в своей деятельности документы НАФ не создают, а значит, при определении сроков хранения им следует ориентироваться на [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки].

2. Исчисление сроков хранения документов осуществляется с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством ([необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]). Так, например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2019 году, началось с 1 января 2020 года.

Сроки хранения научно-технической документации исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения разработки темы, проекта.

3. Документы, имеющие срок хранения, обозначенный отметкой «Пост.», относятся к НАФ и подлежат постоянному хранению ([необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]).

4. Документы, для обозначения срока хранения которых [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] использует отметку «До ликвидации организации», хранят на предприятии бессрочно. В случае ликвидации такого предприятия они подлежат повторной экспертизе ценности*.

* Об экспертизе ценности документов см. в разделе 4 на с. 9.

По ее результатам документы, которые затрагивают права граждан, передают по описям дел в местные архивные учреждения, созданные для хранения архивных документов, не относящихся к НАФ. Если такие местные архивные учреждения на соответствующей территории не созданы, указанные документы передают в государственные архивные учреждения, архивные отделы горсоветов ([необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]).

5. Срок хранения документов, для которых в [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] стоит отметка «Пока не исчезнет необходимость», предприятие определяет самостоятельно.

Однако такой срок не может быть менее одного года ([необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]).

6. Если рядом со сроком хранения определенного вида документа стоит отметка «ЭПК», это означает, что решение о внесении таких документов в НАФ или об их уничтожении принимают экспертно-проверочные комиссии (далее — ЭПК) государственного архива. На это указывает [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки].

Кроме того, в упомянутом Перечне используются и другие примечания, конкретизирующие установленные этим документом сроки хранения: «После окончания срока действия договора», «После утверждения», «После замены новыми», «После снятия изделий с производства», «После ввода объекта в эксплуатацию». Они означают, что исчисление сроков, приведенных в графах 3 и 4 Перечня, осуществляют с указанного момента.

Заметьте: условием уничтожения некоторых документов является не только истечение установленного срока их хранения, но и окончание проверки органами ГНСУ по вопросам соблюдения налогового законодательства. Такое примечание в [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] относится в основном к бухгалтерской документации.

В связи с этим нередко возникает вопрос:

можно ли уничтожить документы, срок хранения которых истек, если за время их хранения налоговых проверок на предприятии не было

На наш взгляд, предусмотренная [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] оговорка о необходимости хранения отдельных видов документов в течение определенного периода, но при обязательном условии завершения проверки налоговиков, должна применяться с учетом требований НКУ.

При этом согласно [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] налоговики имеют право провести проверку не позднее окончания 1095 дня*, следующего за последним днем предельного срока подачи налоговой декларации и/или предельного срока уплаты денежных обязательств, начисленных контролирующим органом, а если налоговая декларация подана позднее — за днем ее фактического предоставления.

* Для контролируемых операций ([необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]) этот срок составляет 2555 дней.

В свою очередь, в соответствии с [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] налогоплательщики обязаны обеспечить хранение первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы**, в течение не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности.

** К нему, в частности, относят законодательство в сфере ВЭД и РРО.

Если отчетность не подавали, 1095 дней следует отсчитывать с предусмотренного НКУ предельного срока ее предоставления ([необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]).

Но указанный выше срок — не предел. В случае когда документы связаны с предметом проверки, которая уже началась, либо проведением процедуры административного обжалования налогового уведомления-решения, принятого по ее результатам, или судебного разбирательства, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не менее 1095 дней.

В связи с изложенным напрашивается вывод: если на момент окончания предусмотренных сроков хранения проверка не начата, документы могут быть уничтожены (сданы в макулатуру).

Но мы бы не советовали этим торопиться!

Во-первых, о запрете уничтожать непроверенные документы говорит Укргосархив (см. письма от 30.10.2012 г. № 01.2/3388 и от 03.07.2013 г. № 01.2/2629).

Во-вторых, [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] предусмотрены случаи проведения налоговых проверок без соблюдения сроков давности, установленных [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]. В частности, такие сроки «не работают», если налогоплательщик не подал налоговую декларацию за соответствующий период.

В-третьих, отдельные документы (например, банковские выписки) могут понадобиться при проверках соблюдения законодательства об общеобязательном государственном социальном страховании. А, как известно, на проверки по ЕСВ (как и по взносам в Пенсионный фонд) сроков давности нет.

Проверка проведена, но предусмотренные сроки хранения документов еще не истекли? В этом случае передавать документы для уничтожения также нельзя.

Обратите внимание: сроки хранения документов, определенные [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки], являются минимальными, их нельзя сокращать (п. 1.7 указанного [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]).

А вот продлить их можно, если потребность в этом обусловлена специфическими особенностями работы конкретного предпри- ятия.

В самом общем виде все документы, образующиеся в деятельности предприятий, в зависимости от сроков их хранения можно разделить на следующие группы:

1) документы постоянного хранения (в частности, документы НАФ);

2) документы с установленным сроком хранения, которые по окончании такого срока могут быть уничтожены. К ним относятся:

— документы длительного (свыше 10 лет) хранения;

— документы временного (до 10 лет включительно) хранения.

Сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях ([необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки])

Учтите: в случае ликвидации плательщика налогов документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, за период деятельности не менее 1095 (2555) дней, предшествующих дате ликвидации, в установленном законодательством порядке должны передаваться в архив* ([необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]).

* О том, как согласно действующему законодательству следует поступать с документами при ликвидации предприятия, см. в подразделе 7.5 на с. 44,

Кроме того, [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] устанавливает виды документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, и сроки хранения таких документов.

Далее поговорим о том, как правильно организовать хранение документов непосредственно на предприятии.

ВЫВОДЫ

• При определении сроков хранения документов, их отборе на постоянное или длительное хранение либо для уничтожения необходимо руководствоваться [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки].
• Сроки хранения документов следует исчислять с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством.
• Виды документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые в случае ликвидации предприятий должны поступать в архивные учреждения, установлены [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки].

Другие материалы из "Налоги&бухучет", 2020, № 41:

• [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]
• [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]
• [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]
• [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]
• [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]
• [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]
• [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]
• [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]
• [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]
• [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]

Подписаться на [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]