Автор: Вороная Наталья, редактор.
Несмотря на объявленный государством курс на диджитализацию, субъекты хозяйствования продолжают в большом объеме составлять и накапливать документы «на бумаге». О том, где, как и сколько следует хранить такие документы, а также о том, когда и в каком порядке их можно уничтожить, мы и поговорим в этом спецвыпуске. Кроме того, вы сможете ознакомиться со сроками хранения наиболее распространенных видов документов, образующихся в деятельности предприятий.
Основным нормативно-правовым актом, применяемым для определения сроков хранения документов, их отбора на постоянное или длительное хранение либо для уничтожения, является необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки. Он предназначен для использования всеми государственными органами и органами местного самоуправления, другими учреждениями, организациями и предприятиями независимо от формы собственности.
А вот физические лица — предприниматели (далее — ФЛП) положения этого документа применять могут (но не обязаны!). Это следует изнеобходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки. Подтверждал рекомендательный характер указанного Перечня для ФЛП и Укргосархив в письме от 30.10.2012 г. № 01.2/3388.
Какие же правила исчисления сроков хранения документов установлены необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки1. Все сроки хранения в указанном Перечне дифференцированы по двум группам предприятий:
— предприятия, в деятельности которых создаются документы, подлежащие включению в Национальный архивный фонд (далее — НАФ). Сроки хранения документов для них приведены в необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки (п. 2.4 указанного Перечня);
— предприятия, в деятельности которых не создаются документы НАФ. Сроки хранения документов этих организаций содержит необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки (необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки).
Напомним: НАФ представляет собой совокупность архивных документов, которые отражают историю духовной и материальной жизни украинского народа и других народов, имеют культурную ценность и являются достоянием украинской нации (необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки).
Большинство коммерческих предприятий в своей деятельности документы НАФ не создают, а значит, при определении сроков хранения им следует ориентироваться на необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки.
2. Исчисление сроков хранения документов осуществляется с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством (необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки). Так, например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2019 году, началось с 1 января 2020 года.
Сроки хранения научно-технической документации исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения разработки темы, проекта.
3. Документы, имеющие срок хранения, обозначенный отметкой «Пост.», относятся к НАФ и подлежат постоянному хранению (необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки).
4. Документы, для обозначения срока хранения которых необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки использует отметку «До ликвидации организации», хранят на предприятии бессрочно. В случае ликвидации такого предприятия они подлежат повторной экспертизе ценности*.
* Об экспертизе ценности документов см. в разделе 4 на с. 9.
По ее результатам документы, которые затрагивают права граждан, передают по описям дел в местные архивные учреждения, созданные для хранения архивных документов, не относящихся к НАФ. Если такие местные архивные учреждения на соответствующей территории не созданы, указанные документы передают в государственные архивные учреждения, архивные отделы горсоветов (необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки).
5. Срок хранения документов, для которых в необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки стоит отметка «Пока не исчезнет необходимость», предприятие определяет самостоятельно.
Однако такой срок не может быть менее одного года (необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки).
6. Если рядом со сроком хранения определенного вида документа стоит отметка «ЭПК», это означает, что решение о внесении таких документов в НАФ или об их уничтожении принимают экспертно-проверочные комиссии (далее — ЭПК) государственного архива. На это указывает необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки.
Кроме того, в упомянутом Перечне используются и другие примечания, конкретизирующие установленные этим документом сроки хранения: «После окончания срока действия договора», «После утверждения», «После замены новыми», «После снятия изделий с производства», «После ввода объекта в эксплуатацию». Они означают, что исчисление сроков, приведенных в графах 3 и 4 Перечня, осуществляют с указанного момента.
Заметьте: условием уничтожения некоторых документов является не только истечение установленного срока их хранения, но и окончание проверки органами ГНСУ по вопросам соблюдения налогового законодательства. Такое примечание в необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки относится в основном к бухгалтерской документации.
В связи с этим нередко возникает вопрос:
можно ли уничтожить документы, срок хранения которых истек, если за время их хранения налоговых проверок на предприятии не былоНа наш взгляд, предусмотренная необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки оговорка о необходимости хранения отдельных видов документов в течение определенного периода, но при обязательном условии завершения проверки налоговиков, должна применяться с учетом требований НКУ.
При этом согласно необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки налоговики имеют право провести проверку не позднее окончания 1095 дня*, следующего за последним днем предельного срока подачи налоговой декларации и/или предельного срока уплаты денежных обязательств, начисленных контролирующим органом, а если налоговая декларация подана позднее — за днем ее фактического предоставления.
* Для контролируемых операций (необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки) этот срок составляет 2555 дней.
В свою очередь, в соответствии с необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки налогоплательщики обязаны обеспечить хранение первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы**, в течение не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности.
** К нему, в частности, относят законодательство в сфере ВЭД и РРО.
Если отчетность не подавали, 1095 дней следует отсчитывать с предусмотренного НКУ предельного срока ее предоставления (необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки).
Но указанный выше срок — не предел. В случае когда документы связаны с предметом проверки, которая уже началась, либо проведением процедуры административного обжалования налогового уведомления-решения, принятого по ее результатам, или судебного разбирательства, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не менее 1095 дней.
В связи с изложенным напрашивается вывод: если на момент окончания предусмотренных сроков хранения проверка не начата, документы могут быть уничтожены (сданы в макулатуру).
Но мы бы не советовали этим торопиться!
Во-первых, о запрете уничтожать непроверенные документы говорит Укргосархив (см. письма от 30.10.2012 г. № 01.2/3388 и от 03.07.2013 г. № 01.2/2629).
Во-вторых, необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки предусмотрены случаи проведения налоговых проверок без соблюдения сроков давности, установленных необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки. В частности, такие сроки «не работают», если налогоплательщик не подал налоговую декларацию за соответствующий период.
В-третьих, отдельные документы (например, банковские выписки) могут понадобиться при проверках соблюдения законодательства об общеобязательном государственном социальном страховании. А, как известно, на проверки по ЕСВ (как и по взносам в Пенсионный фонд) сроков давности нет.
Проверка проведена, но предусмотренные сроки хранения документов еще не истекли? В этом случае передавать документы для уничтожения также нельзя.
Обратите внимание: сроки хранения документов, определенные необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки, являются минимальными, их нельзя сокращать (п. 1.7 указанного необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки).
А вот продлить их можно, если потребность в этом обусловлена специфическими особенностями работы конкретного предпри- ятия.
В самом общем виде все документы, образующиеся в деятельности предприятий, в зависимости от сроков их хранения можно разделить на следующие группы:
1) документы постоянного хранения (в частности, документы НАФ);
2) документы с установленным сроком хранения, которые по окончании такого срока могут быть уничтожены. К ним относятся:
— документы длительного (свыше 10 лет) хранения;
— документы временного (до 10 лет включительно) хранения.
Сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях (необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки)Учтите: в случае ликвидации плательщика налогов документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, за период деятельности не менее 1095 (2555) дней, предшествующих дате ликвидации, в установленном законодательством порядке должны передаваться в архив* (необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки).
* О том, как согласно действующему законодательству следует поступать с документами при ликвидации предприятия, см. в подразделе 7.5 на с. 44,
Кроме того, необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки устанавливает виды документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, и сроки хранения таких документов.
Далее поговорим о том, как правильно организовать хранение документов непосредственно на предприятии.
ВЫВОДЫ
- При определении сроков хранения документов, их отборе на постоянное или длительное хранение либо для уничтожения необходимо руководствоваться необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки.
- Сроки хранения документов следует исчислять с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством.
- Виды документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые в случае ликвидации предприятий должны поступать в архивные учреждения, установлены необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки.
- необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки
- необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки
- необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки
- необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки
- необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки
- необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки
- необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки
- необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки
- необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки
- необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки
По материалам: необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки