Порядок видачі готівкових коштів під звіт або на відрядження та строки подачі Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт визначено нормами п. 170.9 ПКУ та п. 19 розд. ІІ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 29 грудня 2017 року № 148 (далі – Положення № 148).

У разі придбання працівником товарів для потреб підприємства, використання коштів (у тому числі власних) у відрядженні, подається у визначені законодавством строки до бухгалтерської служби звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 № 841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» (далі – Звіт), а також підтверджувальні про використання коштів документи.

Тобто, відповідно до поданого Звіту суб’єкт господарювання повинен відшкодувати витрати, понесені працівником на господарські потреби підприємства або у відрядженні.

При цьому, питання відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства, та інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань відносяться до майнових відносин між суб’єктом господарювання та працівником та регулюються Цивільним кодексом України від 16 січня 2003 року № 435-IV із змінами та доповненнями. Нормами ПКУ та Положення № 148 не регулюються зазначені питання та не відносяться до компетенції контролюючих органів.