Який порядок заповнення заяви про приєднання до договору про визнання електронних документів платниками податків, зокрема реквізитів: «що діє на підставі»; «за адресою»; «е-mail Автора» та чи є підставою для відмови у її прийнятті відсутність адреси електронної пошти в ЄДР?

Згідно з п. 1 розд. ІІІ Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 р. № 557 (далі – Порядок № 557) юридичні особи, самозайняті особи, податкові агенти, контролюючі органи, органи державної влади, органи місцевого самоврядування набувають статусу суб’єкта електронного документообігу з дати укладення Договору про визнання електронних документів (далі – Договір), шляхом приєднання до нього на підставі Заяви про приєднання до Договору, яка направляється протягом операційного дня у визначеному форматі (стандарті) засобами телекомунікаційного зв’язку до контролюючого органу за основним місцем обліку платника.

Слід зазначити, що п. 1 розд. ІІІ Порядку № 557 встановлено, що фізичні особи, які не є самозайнятими особами, автоматично вважаються суб’єктами електронного документообігу та мають право подавати електронні документи до контролюючих органів виключно з використанням кваліфікованого електронного підпису.

Відповідно до п. 2 розд. ІІІ Порядку автор створює Заяву про приєднання до Договору в електронному вигляді. Усі реквізити Заяви про приєднання до Договору обов’язкові для заповнення, в тому числі і електронна адреса платника. У випадку їх відсутності Заява про приєднання до Договору до розгляду не приймається, формується перша квитанція із зазначенням причини неприйняття та надсилається автору (п. 2 розд. ІІІ Порядку № 557).

При заповненні реквізитів Заяви про приєднання до Договору, зокрема, зазначається:

- дата та номер Заяви про приєднання до Договору;

- дата та номер Договору – реквізити Договору, який оприлюднено на офіційному вебпорталі ДПС за електронною адресою: [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки];

- код за ЄДРПОУ/реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності), номер паспорта, найменування (або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) для фізичних осіб) платника;

- в особі – прізвище, ім’я та по батькові (далі – ПІБ) керівника (для фізичної особи – підприємця – його ПІБ);

- що діє на підставі:

• для юридичних осіб – вид установчого документу (статут підприємства або інший установчий документ), відомості про яких включені до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі – ЄДР) (із зазначенням дати внесення);
• для фізичних осіб – підприємців – «зареєстрований як фізична особа – підприємець, про що містяться відомості в ЄДР» (із зазначенням дати внесення);
• для фізичних осіб, які здійснюють незалежну професійну діяльність – закон, на підставі якого особа здійснює незалежну професійну діяльність, про що внесено запис до відповідного реєстру (із зазначенням дати);

- код за ЄДРПОУ та найменування контролюючого органу – код за ЄДРПОУ та найменування контролюючого органу (головного управління ДПС у області, головного управління ДПС у м. Києві, офісу великих платників податків ДПС), зазначений у Договорі, розміщеному на офіційному вебпорталі ДПС (https://cabinet.tax.gov.ua/contract) в залежності від того до якого Договору приєднується платник;

- за адресою – адреса субсайту офіційного вебпорталу ДПС, за якою оприлюднено Договір, а саме: [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки];

- е-mail Автора – поштова скринька платника, яка використовується платником для листування з контролюючими органами та повідомляється шляхом внесення адреси електронної пошти до облікових даних автора.

Разом з тим, відповідно до ст. 9 Закону України від 15.05.2003 р. № 755-ІV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» в ЄДР містяться крім інших відомості про юридичну особу, громадське формування, що не має статусу юридичної особи, та фізичну особу – підприємця щодо інформації для здійснення зв’язку: телефон, адреса електронної пошти.

У разі відсутності відомостей про адресу електронної пошти платника в ЄДР, платник може зазначити в Заяві про приєднання до Договору адресу електронної пошти, яка буде ним використовуватися для листування з контролюючими органами.