Пунктом 177.10 ПКУ встановлено, що фізичні особи – підприємці зобов’язані вести Книгу обліку доходів і та мати підтверджуючі документи щодо походження товару.

Форму Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи – підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, та Порядок її ведення затверджені наказом Міндоходів від 16.09.2013 р. № 481 .

Записи у Книзі виконуються за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід.

Дані Книги використовуються самозайнятою особою для заповнення податкової декларації про майновий стан і доходи.

ФОП на загальній системі оподаткування у гр. 2 Книги відображає суму доходу, отриманого від здійснення господарської діяльності із сумарним підсумком за місяць, квартал, рік, зокрема, кошти, що надійшли на поточний рахунок, касу платника податків та/або отримано готівкою, сума заборгованості, за якою минув строк позовної давності, вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг).

Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148 визначено, що оприбуткування готівки – проведення суб’єктами господарювання обліку готівки на повну суму її фактичних надходжень, зокрема, у Книзі (п.п. 18 п. 3 розд. I).

Отже, ФОП на загальній системі оподаткування зобов’язана зареєструвати першу Книгу з дати державної реєстрації до початку здійснення господарської діяльності (дати переходу зі спрощеної на загальну систему оподаткування).

У разі, якщо ФОП зареєструвала Книгу невчасно, вона зобов’язана внести всі записи в Книгу з дати початку ведення господарської діяльності, які підтверджені відповідними первинними документами.

Відповідно до статті 121 ПКУ, ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених ПКУ, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 510 грн., а за ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 грн.

Статтею 164¹ Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 р. № 8073-Х визначено, що неведення обліку або неналежне ведення обліку доходів і витрат, для яких законами України встановлено обов’язкову форму обліку, тягне за собою попередження або накладення штрафу у розмірі від трьох до восьми неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (51 грн. – 136 грн.).

Дії, передбачені част. 1 цієї статті, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за те ж порушення, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі від п’яти до восьми неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн. -136 грн.).