В целях налогообложения налогом на доходы физических лиц, не является доходом налогоплательщика - физического лица, находящегося в трудовых отношениях со своим работодателем или являющегося членом руководящих органов предприятий, сумма возмещенных ему в установленном порядке расходов в пределах фактических расходов, а именно на:

- проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте),

- оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья), на наем других жилых помещений,

- оплату телефонных разговоров,

- оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз),

- обязательное страхование,

- другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.

Указанные расходы не являются объектом налогообложения только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов.

Такими документами являются:

- транспортные билеты или транспортные счета (багажные квитанции), в том числе электронные билеты при наличии посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта, и расчетные документы об их приобретении по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов,

- счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, оказывающих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе бронирование мест в местах проживания,

- страховые полисы и т.п.

Кроме того, любые расходы не включаются в налогооблагаемый доход при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью работодателя/командирующей стороны, в частности (но не исключительно):

- приглашения принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью работодателя/командирующей стороны;

- заключенного договора или контракта;

- других документов, устанавливающих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения;

- документов, удостоверяющих участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью работодателя/командирующей стороны.

По запросу представителя контролирующего органа работодатель/сторона направляет, обеспечивает за свой счет перевод подтверждающих документов, выданных иностранным языком.

Кроме того, в налогооблагаемый доход не включаются, и как следствие, не облагаются расходы, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других собственных нужд физического лица (суточные расходы), понесенные в связи с такой командировкой.

Размер суточных в пределах Украины определяется в сумме не более 0,1 размера минимальной заработной платы, установленной на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день командировки (в 2019 году - 417,3 грн), а для командировок за границу - не выше 80 евро за каждый календарный день командировки по официальному обменному курсу грн к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый день.

Аванс на загранкомандировку должен выдаваться в национальной валюте того государства, в которую отправляют работника, или в свободно конвертируемой валюте.

Если работодатель принимает решение о выплате суточных в большей сумме, то в таком случае сумма превышения облагается НДФЛ по ставке 18% и военным сбором по ставке 1,5%.

Указанная норма предусмотрена п.п. 170.9.1 НКУ.