Солнцев Руслан, налоговый консультант [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки].

Каждая Компания, которая имеет цель развиваться, организует различного рода мероприятия с целью привлечения внимания или привлечения клиентов.

Однако, подавляющее большинство из них, не обращает внимание на правильность составления первичных документов, что в будущем может привести к значительным штрафам.

Вот и в нашу компанию обратился Клиент за консультацией, который хочет организовать мероприятие по привлечению новых клиентов, на котором будет распространяться рекламная продукция, а также для обслуживания данного мероприятия будет привлечена кейтеринговая компания.

Давайте выясним, на какие нюансы нужно обратить внимание при оформлении документов.

Представьте, Ваша Компания организовала мероприятие с целью рекламы своего бренда и привлечения новых клиентов. Для этого арендовало подходящее помещение на 500 человек, присутствующим распространили свою рекламную продукцию, а также с целью устройства "кофе брейк" привлекли кейтеринговую компанию.

Ориентировочно стоимость данного мероприятия Компании обошлась в 300 тыс. грн. После его проведения были получены от поставщиков договор, акт выполненных работ и налоговая накладная.

Через год, фискальным органом была проведена проверка и данную операцию расценили как не в пределах хозяйственной деятельности, и доначислили налоговые обязательства по НДС в размере 50 тыс. грн. Также был применен штраф 25% в размере 12,5 тыс. грн. и штраф 50% за отсутствие регистрации налоговых накладных в ЕРНН в размере 25 тыс. грн.

Теперь в бюджет необходимо оплатить 87,5 тыс. грн.

Так предприятие было наказано фискальным органом за отсутствие надлежащим образом составленных документов.

Какие же документы необходимы для подтверждения данных расходов в хозяйственной деятельности?

Во-первых, перед проведением мероприятия необходимо составить приказ на проведение мероприятия по привлечению внимания деловых партнеров или клиентов. В данном приказе отметить круг лиц, которые примут участие в мероприятии, указать количество приглашенных, дату, место, цель и сроки проведения.

Во-вторых, необходимо составить программу проведения мероприятия, которую утверждает директор и в которой отмечается план его проведения.

В-третьих, составить смету расходов, в которой перечисляются расходы на все мероприятия, предусмотренные программой, а также все сопутствующие расходы.

После проведения мероприятия, необходимо составить отчет о проведенном мероприятии, в котором описываются результаты, достигнутые во время переговоров.

В обязательном порядке, также обращаем внимание на заполнение в договоре, в акте оказанных услуг и налоговой накладной названия услуги, а именно: отмечаем "организация мероприятия по привлечению внимания деловых партнеров".

В случае распространения рекламной продукции, составляем приказ по предприятию, в котором указываем, что данная продукция является рекламной и отвечает следующим критериям:

- имеется информация о налогоплательщике (торговая марка, наименование)

- объект можно использовать только как источник информации;

- цель - информирование потенциальных клиентов о сфере деятельности плательщика и его продукции/услуге.

Учитывая вышеизложенное, рекомендуем с ответственностью относиться к составлению документов, направлять средства на развитие Компании, а не на уплату штрафов.

Солнцев Руслан, налоговый консультант юридического объединения ID Legal Group