Согласно п. 4 разд. I Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 г. № 59, предприятие направляет работника, обеспечивает его средствами для осуществления текущих расходов во время служебной командировки. Аванс командированному работнику может выдаваться наличными или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек в национальной валюте государства, в которое командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте.

Пунктом 17 разд. III Инструкции установлено, что по возвращении из командировки работник обязан до окончания пятого банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы, подать отчет об использовании средств, предоставленных на командировку (далее - Отчет). Сумма излишне израсходованных средств (остатка средств сверх суммы, израсходованной согласно Отчету) подлежит возврату работником в кассу или зачислению на соответствующий счет предприятия, которое их выдало, в денежных единицах, в которых был предоставлен аванс, в установленном законодательством порядке.

Вместе с отчетом подаются документы (в оригинале), подтверждающие стоимость оплаченных расходов, с указанием формы их оплаты (наличными, чеком, платежной карточкой, безналичным перечислением).

Сроки подачи Отчета установлены в п.п. 170.9.2 и п.п. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса Украины от 2 декабря 2010 года № 2755-VI. При этом суммы неизрасходованных средств возвращаются плательщиком налога в кассу или зачисляются на банковский счет предприятия до или во время представления указанного отчета.

В случае невозврата неиспользованной суммы аванса в кассу или на счет предприятия в банке в установленные сроки, такая сумма подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц (п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ).

То есть, возмещение расходов за рубежом при условии наличия подтверждающих документов осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни к иностранным валютам, установленному НБУ на дату:

получения аванса - в случае, если фактические расходы работника в иностранной валюте соответствуют сумме полученного аванса;

погашение задолженности предприятием - в случае, если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства работнику (если курс НБУ на дату погашения долга отличается от курса НБУ на день выдачи аванса);

погашения задолженности работником - в случае наличия суммы неиспользованного аванса (если курс НБУ на дату погашения долга отличается от курса НБУ на день выдачи аванса).