Не секрет, что зарубежные командировки имеют ряд особенностей. Нередко работники бухгалтерской службы сталкиваются с вопросами, на которые трудно однозначно ответить. В частности, по какому курсу переводить валюту, которая была потрачена во время командировки, если аванс выдавался в гривнах?

Аванс на командировку

Напомним, обязанность предприятия предоставить командированному работнику аванс определена п. 4 р. І и п. 5 р. ІІІ Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 г. № 59 (далее – Инструкция № 59). То есть для предприятий, финансируемых полностью или частично за счет бюджетных средств, предусмотрено обязательное обеспечение авансом командированных работников в пределах суммы, выделенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные расходы.

Для хозрасчетных предприятий такое обязательство нормативными документами не предусмотрено. Но в соответствии со ст. 121 Кодекса законов о труде, сотрудникам, которые направляются в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы на наем жилого помещения в порядке и размерах, определенных законодательством. То есть, аванс таки следует выдать и отразить это в Положении о командировках предприятия или в приказах о командировке.

Валюта аванса

В случае командировки за границу аванс выдается в национальной валюте государства, куда командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте (п. 5 р. ІІІ Инструкции № 59). Об этом говорили, в частности, и специалисты Миндоходов в [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]. Хозрасчетные предприятия валюту аванса на загранкомандировку должны самостоятельно определить внутренним документом, например, Положением о командировке или непосредственно в приказе о командировке, учитывая, что действие Инструкции № 59 на них не распространяется.

Кстати, Минфин в [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] отметил, что работник, который едет в заграничную командировку, должен быть обеспечен авансом в соответствии со сметой расходов: в гривнах – для осуществления расходов во время проезда по территории Украины, в инвалюте – за границей.

Аванс может выдаваться наличными или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.

Отметим, что нормативно-правовые акты прямо не запрещают выдавать аванс в гривнах для зарубежных командировок. Прямое требование о его предоставлении в инвалюте содержит только п. 5 р. ІІІ Инструкции № 59, которая распространяется только на бюджетные учреждения и предприятия. Если внутренний документ предприятия предусматривает обязательность обеспечения инвалютным авансом, то предприятие должно получить наличные в инвалюте и выдать работнику, направляемому в командировку за границу. О нарушении в случае выдачи гривневого аванса на командировку за границу можно говорить, когда внутренними документами предприятия предусмотрена обязательная выдача аванса в валюте.

Составление авансового отчета

Согласно п. 5 П(С)БО 2, операции в иностранной валюте при первоначальном признании отражаются в гривнах путем пересчета суммы в иностранной валюте по валютному курсу на дату совершения операции (дату признания обязательств, расходов).

Итак, при составлении авансового отчета валюту следует перечислить в гривны по курсу Нацбанка на день его утверждения.

Если же средств не хватило на расходы, связанные с командировкой за границу, в т. ч. понесенные в валюте, работнику их возмещают после предоставления авансового отчета – в гривнах по официальному курсу нацвалюты к иностранной, установленном НБУ на день погашения задолженности.

По материалам: [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]