В українському законодавстві так часто відбуваються зміни, що інколи це нагадує сніжний ком. Експерти EBS цінують Ваш час та постійно слідкують за нововведеннями у сфері бухгалтерського обліку, щоб надавати Вам найбільш актуальну інформацію. В даній статті ми вирішили дати відповіді на наступні запитання: Чи може бути визнаний недійсним первинний документ та за яких умов? Які наслідки це матиме для підприємства? А також, що робити аби виправити та не допустити помилок у діяльності суб’єкта господарювання?

Згідно зі ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі – Закон № 996-XIV), підставою для бухгалтерського обліку є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій.

Слід зазначити, що лише доброякісний первинний документ, який оформлений з урахуванням всіх законодавчо встановлених вимог, набуває юридичної сили та доказовості. Натомість відхилення від діючих норм, що допущені при створенні первинного документа, можуть спричинити чимало неприємностей (як при судовому врегулюванні спорів, так і в разі проведення перевірок органами державного фінансового контролю).

Існує думка, що визнати первинний документ недійсним у суді не можна, оскільки він не є правовим актом індивідуальної дії відповідно до вимог Кодексу адміністративного судочинства України від 06.07.2005 р. № 2747-IV (ухвала ВАСУ від 09.02.2012 р. № [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]). Разом з тим мають місце випадки, коли в судовому порядку недійсність первинного документа таки визнавалася.

Основними нормативними актами, які визначають порядок створення, прийняття та відображення у бухгалтерському обліку первинних документів є Закон № 996-XIV та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом МФУ від 24.05.1995 р. № 88 (далі – Положення № 88).

Контролюючі органи та суди, розглядаючи первинні документи, насамперед аналізують їх на предмет наявності реквізитів:

- назва документа (форми);
- дата і місце складання;
- назва підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Звертаємо Вашу увагу, що Положення № 88 загалом дублює норми Закону № 996-XIV щодо наявності реквізитів, а також містить деякі доповнення, а саме: обсяг та одиниця виміру господарської операції подаються у натуральному та/ або вартісному виразі, вказуються посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення.

Окрім того, п. 2.4 Положення № 88 передбачає, що у первинних документах можуть бути присутніми наступні додаткові реквізити, як: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу одержувача тощо.

Також документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою (п.2.5 Положення № 88). Отже, печатка не визнається обов’язковим реквізитом первинного документа. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Вважається, що у випадку відсутності одного або кількох обов’язкових реквізитів первинного документа, він не може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку.

Дотримання вимог до реквізитів первинного документа є необхідною умовою для надання йому юридичної сили та доказовості. Однак далеко не завжди відомості, на яких наполягають контролюючі органи, є обов’язковими для первинних документів. Враховуючи судову практику, доцільно у первинних документах позначати такі «необов’язкові» реквізити:

- прізвище особи, яка його підписує;
- місце й час господарської операції;
- посилання на підставу для операції (наприклад, на конкретний договір).

Первинні бухгалтерські документи підлягають обов’язковій перевірці з боку працівників, які ведуть бухгалтерський облік (п.2.15 Положення № 88). Зокрема перевіряється: наявність у документі обов’язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству, логічна ув’язка окремих показників.

Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать нормативно-правовим актам, встановленому порядку на приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам (п.2.16 Положення № 88).

Враховуючи вищезазначене, експерти EBS рекомендують посадовим особам суб’єкта господарювання, які уповноважені на здійснення контрольних функцій за бухгалтерськими первинними документами, здійснювати економіко-правовий аналіз. З метою попередження, виявлення та оперативного усунення недоліків первинних документів слід здійснювати:

- формальну перевірку, яка полягає у встановленні дотримання вимог щодо форми документа та аналізу його реквізитів;
- арифметичну перевірку, що дає змогу з’ясувати правильність здійснених підрахунків при складанні даного первинного документа;
- нормативну перевірку, яка спрямована на виявлення фактів невідповідності змісту господарської операції чинному законодавству.

Таким чином, особам, які складають та підписують первинні документи, не слід ігнорувати вимоги, передбачені чинним законодавством, щодо заповнення всіх необхідних реквізитів первинного документа. Перш ніж здійснити будь-яку операцію, головний бухгалтер має уважно перевірити документ. Дотримання таких простих правил збереже Ваш час та зусилля. А також допоможе Вашому суб’єкту господарювання уникнути зайвих фінансових втрат, які можуть виникнути із-за визнання первинного документа таким, що не має юридичної сили.

По материалам: [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]