Михаил Федоров, Вице-премьер-министр Украины, министр цифровой трансформации, [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки].

Преимущества, которые получает бизнес от перехода на цифру, действительно веские.

Период карантина для Минцифры оказался удивительно плодотворным — он запомнится рядом громких релизов. Среди них и сервис подписания документов на портале Дия, который мы презентовали в конце апреля. Он должен приблизить к гражданам и бизнесу сферу электронных доверительных услуг, развитие которой — наша зона ответственности.

Документооборот — фундамент любого бизнеса, главный инструмент подотчетности и непрерывный драйвер процессов. Соглашения, счета, акты выполненных работ — в начале бумажный документооборот может показаться неплохим вариантом, однако в ходе развития бизнеса ручные процессы становятся довольно обременительной практикой. Электронный документооборот, наоборот, позволяет оптимизировать бизнес-процессы. А еще открывает множество преимуществ — о них и поговорим.

Электронный документооборот — это просто

Первый шаг к его внедрению — электронная подпись. Поэтому переход с бумаги на цифру предприятию следует начать с обеспечения электронными подписями сотрудников, уполномоченных действовать как представители компании.

Для автоматизации и упорядочения всех процессов, связанных с документами, существуют сервисы электронного документооборота. Самыми популярными на украинском рынке являются: MEDoc., СОТА, ВЧАСНО, FlyDoc, StarDoc, DocumentOnline, Электронная отчетность Paperless, FREDO ДокМен, FREDO Отчет Арт-Офис Арт-Отчет Pro. Их функционал позволяет подписывать электронные документы, обмениваться ими с контрагентами и вести отчетность.

Подписать электронный документ можно и онлайн. Для этого можно воспользоваться [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] подписания документов, который мы запустили на портале Дия. Процесс подписания здесь охватывает всего несколько кликов, а безопасность гарантирована. Подписанный документ остается лишь в вашем браузере и не передается на портал Дия. А технология шифрования закрывает доступ к информации для любого лица, не обладающего секретным ключом.

Электронная подпись несет такую же юридическую силу, как и собственноручная, имеет высокий уровень доверия и гарантирует подлинность данных. Зато после отмены печатей на документах и введения административной ответственности за их требование проверить происхождение подписи на бумаге довольно сложно.

Еще одна функция на портале — проверка подписи. Так можно получить информацию обо всех подписях в файле, а именно личности подписанта, времени подписи, номере сертификата и прочее.

О юридической силе электронных документов

Согласно украинскому законодательству в сфере электронного документооборота и электронных доверительных услуг, документы с наложенным КЭП являются оригиналами документов так же, как и аналогичные бумажные версии документов с собственноручной подписью. Поэтому ничего не препятствует использованию первичных электронных документов в бухгалтерском учете и представлении их государственным органам на проверку.

В ходе судебного разбирательства электронные документы, подписанные КЭП, могут быть доказательствами в суде. На них распространяются общие правила доказывания и оценки судом доказательств.

Преимущества электронного документооборота

Преимущества, которые получает бизнес от перехода на цифру, действительно весомые. По подсчетам, на тонах расходных материалов, сопровождающих бумажный документооборот, и логистических услугах компаниям удается сэкономить 1−2% от оборота.

Технологии позволяют значительно сэкономить время — не менее ценный ресурс. При налаженной коммуникации с контрагентом подписать документ онлайн можно за считанные минуты. В бумажном документообороте процесс подписания занимает от двух дней: одна сторона подписывает документ на бумаге и отправляет его через службу перевозок или путешествует к контрагенту для личного подписания документа.

Оптимизация работы сотрудников повышает их эффективность. Сокращение потребления бумаги добавляет плюсов в карму за экологическое сознание. И самое главное: электронный документооборот — это решительно новый уровень безопасности и прозрачности, поскольку все этапы обработки документов протоколируются и хранятся, а электронная подпись защищает важную информацию от посторонних.