Захищений носій або токен - що це, як придбати та що робити у випадку пошкодження чи втрати? У бухгалтерів є запитання, на які M.E.Doc дає експертні відповіді.

• Кому необхідні захищені носії?

Закон України “Про електронні довірчі послуги”, який набув чинності 07.11.2018 р. зобов'язує власників КЕП — приватних підприємців та організації, незалежно від форми власності організації, зберігати свої електронні підписи на захищених носіях ключової інформації.

• Навіщо держава запроваджує такі зміни?

Передусім захищений носій - це засіб криптографічного захисту, який має експертний висновок ДССЗЗІ, який підтверджує, що в засобі правильно реалізовані криптографічні алгоритми шифрування. При цьому КЕП неможливо скопіювати. Увесь процес підписання звітів та електронних документів відбувається на самому токені, а КЕП ніколи не покидає його. Носії надійно захищені паролем, який неможливо дібрати, а кількість невірних спроб обмежена — від 7 до 15 разів, залежно від виробника.

З іншого боку, якщо КЕП потрапить до рук зловмисників, фінансові дані компанії можуть бути скомпроментовані, а це може призвести до репутаційних та фінансових втрат. Найоптимальніший варіант для малого та середнього бізнесу — це токен у форматі флешки або смарт-карти. Масштабні компанії, які мають велику кількість КЕП та потребують високої продуктивності, можуть придбати мережевий модуль - Гряда.

• Чи можна зберегти кілька електронних підписів на одному токені?

На одному токені, виконаному у форматі флешки чи смарт-карти, можна зберігати лише один КЕП (однієї особи та від однієї організації). Тобто, якщо бухгалтер супроводжує декілька організацій, йому необхідно отримати КЕП на токені для кожної організації.

• Що робити з токеном відразу після придбання?

Рекомендуємо при першій ініціалізації змінити пароль, встановлений виробником “Автор” за замовчуванням - 12345678. Якщо ви використовуєте захищений носій Алмаз-1К від виробника АТ “ІІТ” вам необхідно виконати ініціалізацію носія (завантаження утиліти) і тільки після цього здійснювати генерацію секретного ключа. Нікому не повідомляйте свій пароль та зберігайте його у цілковитій таємниці.

• Що робити якщо токен загубився?

Не зважаючи на те, що токен захищений паролем, при втраті рекомендуємо одразу заблокувати сертифікат. Для цього необхідно зателефонувати до кваліфікованого надавача, у якого ви отримували свій КЕП та заблокувати сертифікат. Для того, щоб отримати новий підпис, необхідно повторно прийти з пакетом документів та отримати КЕП і придбати новий токен. Рекомендуємо зберігати токен у сейфі чи іншому місці, куди не мають доступ сторонні особи.

• Що робити, якщо ви забули пароль на токен?

Зважаючи на те, що ввести невірний пароль для токенів виробника ТОВ “Автор” можливо лише 7 разів, а АТ “ІІТ” - 15, дуже важливо не забувати його. Якщо пароль буде введено невірно відповідно 7 або 15 разів поспіль — носій буде заблоковано. Для відновлення роботи токену, необхідно виконати [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] (форматування) захищеного носія, після цього вся інформація з нього буде видалена, а відповідно й ваш КЕП. Для того, щоб отримати новий підпис, необхідно повторно прийти з пакетом документів та отримати КЕП на ваш токен, оскільки без діючого сертифіката скористатись автоматичним продовженням чи перевидачею неможливо.

• Що робити, якщо токен пошкодили?

Гарантійний ремонт або заміна носія можлива за умови відсутності видимих пошкоджень, які могли спричинити поломку. Також заміна чи ремонт токена можливі, якщо дотримано правила зберігання, введення в експлуатацію та використання товару. У випадку поломки захищеного носія з вини користувача, право на гарантійне обслуговування втрачається.