[необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]

Автор : редактор Вороная Наталія, податковий експерт Чернишова Наталія У процесі здійснення діяльності підприємства складають самі та отримують від своїх контрагентів велику кількість різноманітних документів. Організаційно-розпорядча, первинно-облікова, звітно-статистична, податкова, кадрова документація... І це далеко не повний перелік. Які документи потрібно зберігати, як довго, де і як? Про це наш сьогоднішній спецвипуск. З нього ви дізнаєтеся, як організувати зберігання документів у структурних підрозділах і в архіві підприємства, в яких випадках документи слід передавати до спеціалізованих архівних установ.
Також ми розповімо, що таке експертиза цінності документів, чим займається експертна комісія підприємства і як її створити. Крім того, нагадаємо, в яких випадках документи можна знищити і як правильно це зробити. У другій частині спецвипуску ви зможете ознайомитися з нормативно-правовим актом, що встановлює строки зберігання найпоширеніших видів документів, які утворюються в діяльності підприємств, а також з переліком документів, які в обов’язковому порядку слід здавати до архівних установ при ліквідації юридичних осіб. Спецвипуск для вас підготували редактор Наталія Вороная і податковий експерт Наталія Чернишова. При визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне або тривале зберігання або для знищення необхідно керуватися [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]. Крім того, цей нормативно-правовий акт застосовують при формуванні справ, підготовці різних видів номенклатур справ, розробці схем класифікації документів і відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням строків їх зберігання, а також у роботі комісій з проведення експертизи цінності документів.

[необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] призначений для використання всіма органами державної влади, місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями і підприємствами незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, а також від форми власності. Цікаво, що його положення можуть (але не зобов’язані!) застосовувати фізичні особи — підприємці (далі — ФОП). Це виходить з [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]. Про рекомендаційний характер зазначеного Переліку для ФОП говорить і Укрдержархів у листі від 30.10.2012 р. № 01.2/3388.

Розглянемо основні правила обчислення строків зберігання документів, установлені [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки].

Передусім зазначимо, що всі строки зберігання у вказаному переліку диференційовані за двома групами організацій:

1) організації, в діяльності яких створюються документи, що підлягають включенню до Національного архівного фонду* (далі — НАФ). Строки зберігання документів для них наведені в[необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] (п. 2.4 зазначеного Переліку);

* Національний архівний фонд згідно зі [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] є сукупністю архівних документів, які відображають історію духовного і матеріального життя українського народу й інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації.

2) організації, в діяльності яких не створюються документи НАФ. Строки зберігання документів цих організацій містить [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] ([необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]).

Обчислення строків зберігання документів здійснюється з 1 січня року, наступного за роком їх завершення діловодством ([необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки])

Так, наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2016 році, розпочалося з 1 січня 2017 року.

Документи, що мають строк зберігання з позначкою «Постійно», належать до НАФ і підлягаютьпостійному зберіганню ([необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]).

Документи, для позначення строку зберігання яких [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] використовує позначку «До ліквідації організації», зберігають на підприємстві безстроково. У разі ліквідації такого підприємства вони підлягають повторній експертизі цінності*. За її результатами ті документи, які зачіпають права громадян, передають за описами справ до місцевих архівних установ, створених для зберігання архівних документів, що не належать до НАФ.

* Про експертизу цінності документів див. у розділі 4 на с. 11.

Якщо такі місцеві архівні установи на відповідній території не створені, вказані документи передають до державних архівних установ, архівних відділів міськрад ([необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]).

Строк зберігання документів, для яких у [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] стоїть позначка «Доки не мине потреба», підприємство визначає самостійно. Проте такий строк не може бути менше одного року ([необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]).

Якщо поряд зі строком зберігання документа стоїть позначка «ЕПК», це означає, що рішення про внесення його до НАФ або його знищення приймають експертно-перевірні комісії (далі — ЕПК) державного архіву. На це вказує [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки].

Крім того, у згаданому Переліку використовуються й інші примітки, що конкретизують встановлені цим документом строки зберігання: «Після закінчення строку дії договору», «Після затвердження», «Після заміни новими», «Після зняття виробів з виробництва», «Після введення об’єкта в експлуатацію». Перелічені зауваження означають, що обчислення строків, наведених у[необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки], здійснюють з указаного моменту.

Зверніть увагу: умовою знищення деяких документів є не лише закінчення встановленого строку їх зберігання, але і закінчення перевірки органами ДФСУ з питань дотримання податкового законодавства. Це стосується переважно бухгалтерської документації. У примітці до строку зберігання таких документів (графа 5) зазначено: «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення».

У зв’язку із цим нерідко виникає запитання:

чи можна знищити документи, строк зберігання яких минув, якщо за час їх зберігання податкових перевірок на підприємстві не було

На наш погляд, передбачене [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] зауваження про необхідність зберігання окремих категорій документів упродовж певного періоду, але за обов’язкової умови завершення перевірки фіскалів, повинне тлумачитися у світлі вимог ПКУ. [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]...

Інші матеріали із "Податки та бухгалтерський облік", 2017, № 68-69:
[необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]
[необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]
[необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]
[необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]
[необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]
[необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]
[необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]
[необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]
[необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]



Передплатити [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]