Рассмотрим типичную ситуацию для компаний, в которой сотрудники часто ездят в командировки. Вернувшись из командировки, сотрудник предоставил к авансовому отчету чек (кассовый РРО) или квитанцию ПКО. На основании этих документов сотрудник претендует на компенсацию затрат на проживание. Вопрос! Достаточно ли этих документов или для подтверждения необходим и счет из гостиницы? Какими документами надо подтверждать затраты на проживание, часто спрашивают молодые бухгалтеры. Чем должен руководствоваться бухгалтер в такой ситуации? Инструкция №59 Министерства финансов Украины от 13 сентября 1998 года, про служебные командировки.

О чем там говорится? Подтверждающими документами, удостоверяющими стоимость понесенных затрат на командировку являются расчетные документы в соответствии с Налоговым кодексом (от 02.12.2010г №2755-VI), и в соответствии с Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06 июля 1995 года № 265/95-ВР. На это указывает п. 14 раздел II, инструкции №59.



Получается, необходимо выяснить, что же является расчетным документом в соответствии с НКУ и Законом про РРО. В НКУ нет прямого указания на такое понятие как «расчетный документ» и что он собой представляет. Одновременно с этим в НКУ определено, какие затраты на командировку и на проживание в частности, не являются объектом обложения НДФЛ только при наличии подтверждающих документов, которые подтверждают стоимость таких затрат в виде счетов, полученных из гостиниц/мотелей или от других лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию. Получается, в соответствии с НКУ счет, для подтверждения затрат — необходим.

Рассмотрим ситуацию дальше. Статьей Закона про РРО предусмотрено следующее: «субъекты хозяйственной деятельности, осуществляющие расчетные операции в наличной/безналичной форме..... обязаны: проводить расчетные операции на полную сумму покупки (предоставленной услуги) через зарегистрированные, опломбированные в установленном порядке и переведенные в фискальный режим регистраторы расчетных операций с печатью соответствующих расчетных документов, которые подтверждают выполнение расчетных операций...». Это означает, что для подтверждения любой расчетной операции купли/продажи необходим расчетный документ.

Сформулируем: Расчетный документ — это документ установленной формы и содержания (кассовый/ товарный/чек, расчетная квитанция, проездной документ и т.п.), который подтверждает факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения/возврата средств, купли/продажи иностранной валюты, напечатанный в случаях, предусмотренных Законом про РРО и зарегистрированный в установленном порядке регистратором расчетных операций или заполненный вручную, (ст.2 Закона про РРО). Т.е., в соответствии с Законом про РРО, для подтверждения затрат на проживание необходим расчетный документ (кассовый чек РРО, квитанция ПКО и т.п.)

Добавим, что согласно с п.12, раздела II Инструкции №59 затраты на командировку, в частности на проживание, выплачиваются только при наличии документов в оригинале, которые подтверждают стоимость этих затрат, а именно: счетов, которые получены в гостиницах или от других лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию командированного сотрудника, в том числе, бронировки мест в местах проживания.

Резюмируя вышеизложенные факты считаем, что затраты на проживание необходимо подтверждать двумя документами одновременно. Счет из отеля и чек РРО - отличная комбинация документов. Вместо чека может быть ПКО или расчетная квитанция. А вот наличие только одного из двух документов будет недостаточно. Безусловно, это необходимо и для того, чтобы [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] тоже корректно свела данные.

Теперь, с позиции бухгалтера, необходимо провести разъяснительную работу среди сотрудников вашей компании, что отсутствие счета не дает вам возможности компенсировать его затраты на проживание. Помнить об этом сотруднику необходимо обязательно. Оригинал счета требовать! В конце концов, средства коммуникации работают, и сотрудник в гостинице может заказать пересылку оригинала счета.