Відповідно до п. 3.4 глави 3 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі – Положення), видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, який на це уповноважений керівником. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.

Водночас п. 4.2 глави 4 Положення передбачено, що підприємці касової книги не ведуть.

Статтею 51 Цивільного кодексу України визначено, що до підприємницької діяльності фізичних осіб застосовуються нормативно-правові акти, які регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, якщо інше не встановлено законом або не випливає із суті відносин.

Згідно з частиною другою ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон) первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

- назву документа (форми);

- дату складання;

- назву підприємства, від імені якого складено документ;

- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Пунктом 3 Порядку складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженого наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841, звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт), подається до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт.

Однак чинним законодавством чітко не визначено форми документів, які повинні складати фізичні особи – підприємці при видачі коштів на відрядження або під звіт.

Враховуючи викладене вище, фізичним особам – підприємцям при здійсненні видачі готівки на відрядження або під звіт рекомендовано оформляти первинні документи, дотримуючись вимог частини другої ст. 9 Закону.

З цим та іншими роз’ясненнями можна ознайомитися у категорії 109.14 "ЗІР".