Предприятие арендует автомобиль у физического лица – своего работника. Как начислить компенсацию работнику за эксплуатацию транспортного средства для нужд предприятия?

Важные аспекты

Кроме арендной платы, предприятие может выплачивать физическому лицу компенсацию за эксплуатацию транспортного средства для нужд предприятия.

Такой вариант подходит, если:

• владелец авто – работник данного предприятия;
• авто используется в рамках рабочего времени или нерегулярно.

То есть остальное время работник может использовать авто на свое усмотрение, чего нельзя делать по договору аренды. При таких условиях предприятие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля работника, компенсирует по собственному усмотрению.

Здесь действует норма [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] Кодекса законов о труде Украины (далее – КЗоТ), которой предусмотрено право работников, использующих свои инструменты для нужд предприятия, получить компенсацию за их износ. К таким инструментам можно отнести и собственный автомобиль работника.

Налоговики не возражают против выплаты компенсации работнику в случае использования его автомобиля для нужд предприятия ([необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] категория 103.02).

Сумма компенсации за использование работником личного автомобиля для выполнения служебных обязанностей является дополнительным благом такого работника и облагается НДФЛ и военным сбором.

Размер и порядок выплаты компенсации, если их не предусмотрено коллективным договором, определяет руководитель предприятия по согласованию с работником. Чтобы оформить компенсацию, работнику достаточно подать заявление с просьбой разрешить использовать собственный автомобиль во время выполнения трудовых обязанностей, а руководителю – издать соответствующий приказ о компенсации.

НДФЛ

Обязательной компенсации по ст. 125 КЗоТ подлежит только износ автомобиля. Компенсировать стоимость ремонта, техобслуживания и расходов на горюче-смазочные материалы обязательства у предприятия-работодателя нет. Если же совершать такие расходы в пользу работника, желательно, чтобы работник их вернул. Иначе налоговики признают такой доход дополнительным благом (ЗІР категория 103.02).

Чтобы этого избежать, заправлять авто можно через «подотчет». Если же выберете компенсацию, будете иметь дополнительное благо. В форме № 1ДФ такие доходы отражаются с признаком дохода «126». Также необходимо удержать военный сбор.

ЕСВ

Сумма компенсации за использование автомобиля работника в хозяйственной деятельности предприятия не входит в фонд оплаты труда, то есть ЕСВ с таких сумм не удерживают.

Стоимость ремонта и техобслуживания за счет предприятия и компенсация стоимости горючего подпадают под пп. 2.3.4 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки], как другие выплаты, носящие индивидуальный характер.