Посадова інструкція – це документ на підприємстві, який врегульовує функціональні обов’язки та права працівників, вимоги щодо їх освіти та кваліфікації на посадах, які існують у штатному розписі. Інструкція спрямована саме на посаду, а не під певного конкретного працівника, тобто існує безособово. Посадовими інструкціями можна навести лад у питанні, хто й за що відповідає у бухгалтерії. Це дозволяє керівництву: чинити моральний тиск на працівників, які не поспішають виконувати свої трудові обов’язки; застосовувати заходи дисциплінарного покарання (догана, звільнення) за невиконання посадових обов’язків; аргументувати невідповідність працівника зайнятій посаді; з’ясувати перевищення повноважень. Крім цього посадова інструкція дозволяє працівнику чітко розуміти правила гри та коло своїх посадових обов’язків; аргументувати невідповідність поставленого завдання обов’язкам за посадою. В останньому випадку можливі й конфліктні ситуації, але посадова інструкція стає аргументом, коли керівництво віддає розпорядження, які не відповідають посадовим інструкціям працівника.

Очевидно, що бухгалтер не повинен фізично розвантажувати товар чи переносити вантаж. На жаль, таке буває. Аргумент “це не відповідає моїй посадовій інструкції”, хоча й конфліктний, але вагомий.

Посадова інструкція – це одночасно інструмент дисциплінарного впливу на працівника та його захисту. Однак, є безліч підприємств (особливо малих), де посадові інструкції відсутні чи роздруковані типові, суто формальні і по цим правилам ніхто “не живе”. Цілком логічно постає питання, а чи треба взагалі посадова інструкція бухгалтера? Законодавством не заборонено відхилятися від типових інструкцій та частково перерозподіляти обов’язки працівників між іншими особами. І тоді кожний відповідає за своє, що є перевагою наявності реальних посадових інструкцій, які відповідають дійсному стану справ у бухгалтерії підприємства.

Відсутність посадової інструкції – це порушення трудового законодавства. Кожний працівник має бути ознайомлений зі своїми трудовими обов’язками під розписку й саме посадова інструкція дозволяє це зробити швидко та належним чином задокументувати (“З посадовою інструкцією ознайомлений, дата, підпис” – надпис здійснюється на наказі про прийняття на роботу). Виходить, що якщо немає посадової – не було й ознайомлення з посадовими обов’язками чи було, але неповне.

Що значить відсутність посадової інструкції – порушення трудового законодавства? Це штраф за ст. 265 КЗпП – “порушення інших вимог трудового законодавства” – 1 мінімальна зарплата (з 1 вересня 2020 року – 5000 грн). При цьому його можна накласти за кожну відсутню посадову інструкцію за посадами штатного розпису.

Посадові інструкції бухгалтерів мають бути не тільки на підприємствах, але й у фізичних осіб-підприємців, якщо вони мають найманих працівників та оформляють трудові відносини з бухгалтером. ФОП повинні мати правила внутрішнього трудового розпорядку, штатний розпис та видавати накази з кадрових питань. Незалежно від того, чи це підприємство, чи ФОП, роботодавець має роз’яснити працівникові його права і обов’язки (ч. 1 ст. 29 КЗпП). Саме ця норма трактує обов’язковість наявності посадових інструкцій щодо найманих підприємцем працівників.

Посадова інструкція бухгалтера складається на основі Національного класифікатора професій (наказ Держспоживстандарту від 28.07.2010 р. № 327), де можна знайти перелік правильних назв посад (професій); Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників ДК 003:2010 (наказ Мінпраці від 29.12.2004 р. № 336), де можна знайти зразок типових посадових інструкцій по кожній професії.

Для складання посадових інструкцій бухгалтерів можна звернутися до ч. 7 ст. 8 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999 р. № 996, де визначаються обов’язки головного бухгалтера. Крім вищеназваних нормативних документів можуть знадобитися правила внутрішнього трудового розпорядку, статут чи інші внутрішні документи підприємства, якщо в них визначаються певні обов’язки, які має виконувати бухгалтер чи інший працівник.

Розробляти посадові інструкції має керівник підприємства з залученням керівника кадрової служби, а також керівників відповідних підрозділів, наприклад, головного бухгалтера.

Наталія Пащенко, головний державний інспектор відділу з питань експертизи умов праці Управління Держпраці в області.