Работаем с мебелью, подскажите, как оформить обмен бракованных изделий у поставщиков?

А зачем их оформлять если это простой обмен. Или?

Да, это просто обмен! Хотелось бы как то это отображать, чтобы не запутаться и не забыть, что отправили а , что нет!

Перемещением на склад "Рекламация"

Ну можете перемещать на какой нить виртуальный склад, например. Или использовать расходные/приходные ордера на товары.

Зачем огород городить?
В УТ есть "Качество" товаров и документ "Корректировка качества товаров". Помнится, в демке есть пример заполненного именно на тему некондиции.
Добавить для него печ форму (внешнюю), какой-нибудь "Акт ..." - и пользоваться.
С качеством Новый - продавать, с качеством брак - возвращать поставщику.

попробовал - в подборе нигде не уменьшает к-во товара доступного для продажи.

Может, в настройках что отключено?
Я с этим на перекроенной УТП познакомился, причем "другим боком": там в некоторых случаях качество не заполнялось.
Реализация такой товар просто не видела.
Когда разобрались - помимо брака вполне успешно применяли для учета уценки "прошлогодней коллекции".