Як відомо, працівникам, що направляються у відрядження, потрібно видати аванс у межах суми, достатньої для оплати проїзду, найму житла та для добових витрат (ст. 121 Кодексу законів про працю України та п. 4 р. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон у редакції наказу Мінфіну України від 17.03.11 р. № 362, далі — Інструкція про відрядження).
Інструкція про відрядження є обов'язковим документом для бюджетних установ (організацій), а ось для усіх інших підприємств – довідковим (допоміжним). Про це, до речі, неодноразово наголошували податківці (наприклад, необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки).
Таким чином, підприємству необхідно визначитися, чи будуть використовуватися ним норми Інструкції про відрядження для обліку, і затвердити своє рішення наказом. Радимо затвердити на підприємстві внутрішнє положення про відрядження, що передбачатиме окремі норми, які підприємство буде використовувати у своїй діяльності (ці норми не повинні суперечити чинному законодавству). Основою для такого положення може стати Інструкція про відрядження.
У випадку закордонного відрядження аванс слід видати у валюті тієї держави, до якої направляють працівника, або ж її вільно конвертований еквівалент (п. 5 р. ІІІ Інструкції про відрядження).
Найчастіше аванс у готівковій формі видають не у валюті країни відрядження, а у вільно конвертованій валюті (наприклад, в доларах США чи євро). Витрати працівник у країні відрядження понесе саме у валюті країни відрядження. Виникає питання, як суми таких витрат перевести у валюту авансу?
Тут є такі варіанти розвитку подій.
Варіант 1. Працівник обміняв у країні відрядження аванс у вільно конвертованій валюті в пункті обміну валют чи в банку на валюту країни відрядження і прикріпив підтвердні документи про обмін інвалюти до авансового звіту. У такому разі відображати обміняну суму авансу слід за курсом валюти, зазначеним у таких документах.
Варіант 2. Працівник обміняв у країні відрядження аванс у вільно конвертованій валюті в пункті обміну валют чи в банку на валюту країни відрядження, але не прикріпив підтвердні документи про обмін інвалюти до авансового звіту (наприклад, він просто не подбав про отримання/збереження таких документів).
Розібратися в цій ситуації допоможе абз. 2 п. 19 р. III Інструкції про відрядження, де визначено: «У разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, в якій видано аванс, на національну валюту держави відрядження перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджені документально, здійснюється виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, що встановлений Національним банком України на день затвердження звіту про використання коштів, наданих на відрядження».
Варіант 3. Якщо на дату затвердження авансового звіту Національним банком України не встановлено офіційного курсу для валюти країни відрядження, то для відображення в обліку витрат за таким відрядженням слід використовувати інформацію про курс гривні до долара, установлений згідно з пп. «а» п. 3 Положення про встановлення офіційного курсу гривні до іноземних валют та курсу банківських металів, затвердженого постановою Правління НБУ від 12.11.03 р. № 496, та про поточні крос-курси відповідних валют до долара США на міжнародних валютних ринках, у тому числі тих, що публікує газета Financial Times.
По материалам: необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки