4 липня 2015 р. набрала чинності Постанова КМУ від 26.06.2015 р. № 439 про внесення змін до Постанови КМУ 26 вересня 2001 р. № 1266, якою затверджено порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням (надалі – Постанова № 1266).
Загальні правила розрахунку середньої заробітної плати
Приємно, що і лікарняні і «декретні» тепер обчислюються за одним єдиним правилом середньої зарплати.
Щоб розрахувати суму допомоги по тимчасовій непрацездатності (як перші п’ять днів за рахунок підприємства, так і за рахунок коштів фонду соціального страхування) або суму допомоги по вагітності та пологам необхідно обчислити середньоденну заробітну плату за наступним порядком:
1) Визначити розрахунковий період
2) Загальну кількість календарних днів у розрахунковому періоді
3) Сукупний дохід у розрахунковому періоді
Розглянемо кожний крок окремо.
КРОК 1. Визначаємо розрахунковий період (РП)
Відповідно до п. 25 Постанови № 1266 розрахунковим періодом, за який обчислюється середня заробітна плата, є 12 календарних місяців перебування у трудових відносинах (з першого до першого числа) за останнім основним місцем роботи застрахованої особи, що передують місяцю, в якому настав страховий випадок. Зверніть увагу, на прив’язку місяця «з першого до першого числа», тобто якщо працівника прийнято на роботу 2 числа місяця, але в перший робочий день місяця, такий місяць в розрахунковий період вже не включається.
Якщо застрахована особа перебувала у трудових відносинах менше 12 календарних місяців за останнім основним місцем роботи, розрахунковий період визначається за фактично відпрацьовані календарні місяці, але знову ж таки з першого до першого числа (п. 26 Постанови № 1266). Наприклад, працівника прийнято на роботу 16 червня, страховий випадок настав у жовтні, розрахунковий період становить період з 1 липня по 30 вересня.
У разі коли застрахована особа перебувала у трудових відносинах менше ніж календарний місяць за останнім основним місцем роботи, розрахунковий період визначається за фактично відпрацьований час, але в календарних днях, перед настанням страхового випадку (п. 27 Постанови № 1266). Наприклад, працівника прийнято (!) на роботу 9 вересня, а страховий випадок настав 5 жовтня, в цьому разі розрахунковий період становить час з 9 вересня по 4 жовтня включно. Автор звертає увагу, що визначати за цим методом розрахунковий період для працівників, які вийшли з відпустки по догляду за дитиною, не можна! Оскільки такі особи не приймаються на роботу, а виходячи з відпустки перебували у трудових відносинах. Тому в цьому випадку розрахунковий період визначається за правилами, описаними у попередніх абзацах вище. Наприклад, працівниця вийшла з відпустки по догляду за дитиною 13 вересня, а 15 жовтня захворіла. Розрахунковий період буде складати останні 12 місяців (з 1 жовтня 2014 року по 30 вересня 2015 р.), в якому усі дні відпустки до догляду за дитиною виключаються з розрахунку, залишається період з 13 вересня по 30 вересня – він є розрахунковим для визначення сукупного доходу і кількості днів.
КРОК 2. Визначаємо загальну кількість календарних днів (КД)
Для визначення загальної кількості календарних днів у розрахунковому період необхідно скласти усі дні місяців у розрахунковому періоді (30+31+30+31…), не виключаючи:
ü дні святкові, неробочі, визначені у ст. 73 КЗпП (див. необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки),
ü дні оплачуваних відпусток (щорічних, додаткових, навчальних, соціальних, чорнобильських),
ü дні простою, які встановлені на підприємстві.
Календарні дні у розрахунковому періоді, які припадають на наступні поважні причини необхідно виключити з розрахунку:
Ø тимчасова непрацездатність
Ø відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами
Ø відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку за медичним висновком
Ø відпустка без збереження заробітної плати
Ø дні служби під час мобілізації (1)
(1) Відповідно до п. 3 Постанови № 1266 поважними названо 4 причини, але на підставі необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки до поважних причин віднесено також період мобілізації працівника.
Зверніть увагу на другий абзац п. 3 Постанови № 1266: місяці розрахункового періоду (з першого до першого числа), в яких застрахована особа не працювала з поважних причин, виключаються з розрахункового періоду. Отже, якщо повний місяць особа хворіла, або перебувала у відпустці по догляду за дитиною, без збереження заробітної плати, на службі під час мобілізації, то усі дні такого місяця виключаються з розрахунку.
З першими трьома «поважними причинами» складнощів у бухгалтерів не виникає. А ось щодо днів відпустки без збереження заробітної плати, то тут варто відмітити наступне.
Законом України «Про відпустки» визначено два види відпусток без збереження заробітної плати:
1) які надаються в обов’язковому порядку за вимогу працівника – ст. 25 закону
2) які надаються за згодою сторін за сімейними обставинами – ст. 26 закону.
У ст. 25 Закону про відпустки визначено багато підстав для надання відпустки без збереження заробітної плати різної тривалості (для матерів з дітьми, інвалідів, пенсіонерів, ветеранів праці, на одруження, на поховання, на час карантину тощо).
У ст. 26 Закону про відпустки визначено право працівника на відпустку без збереження зарплати за сімейними обставинами, тривалість якої не може перевищувати 15 календарних днів у календарному році. Але, нажаль, практика свідчить, що багато підприємств порушують визначену тривалість відпустки за сімейними обставинами і надають її у більшої тривалості, ніж визначено законом.
Наприклад, працівник звернувся до керівника підприємства з проханням надати йому 60 днів відпустки без збереження заробітної плати за сімейними обставинами (в супереч вимогам ст. 26 Закону про відпустки). Керівник погодився, працівник був відсутній усі 60 днів. Після того він повернувся до роботи, але за деякий час захворів і надав лікарняний листок. При визначенні загальної кількості календарних днів здавалось би, що потрібно відняти усі 60 днів відпустки без збереження зарплати, які були надані працівнику у тривалості, більшої ніж дозволено ст. 26 Закону про відпустки.
В такому разі середня зарплата буде значно завищена і Фонд соціального страхування під час перевірки буде мати змогу знизити суму середнього заробітку, що потягне і заниження суми допомоги разом і штрафними санкціями.
За роз’ясненням Фонду соціального страхування, наданому у необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки до відпусток без збереження заробітної плати, які є поважною причиною, відносяться лише відпустки, надані згідно із статтями 25 та 26 Закону про відпустки.
Отже, в нашому прикладі, при визначені загальної кількості календарних днів варто провести зменшення тільки на 15 днів відпустки без збереження заробітної плати за сімейними обставинами.
Якщо у працівника додаткового до 15 днів відпустки за сімейними обставинами є ще інші дні відпустки на підставі ст. 25 Закону про відпустки (для інвалідів, пенсіонерів, одиноких мам, жінок з дітьми тощо), використані у тривалості, визначених законодавством, ми також виключаємо їх з розрахункового періоду.
КРОК 3. Визначаємо сукупний дохід (СД)
У п. 3 Постанови № 1266 визначено, що середньоденна заробітна плата обчислюється із нарахованої у розрахунковому періоді заробітної плати, на яку нарахований ЄСВ.
Але нам відомо, що заробітна плата складається з основної і додаткової, а до фонду оплати праці, який є об’єктом для нарахування ЄСВ, також включаються і інші компенсаційні виплати. Які ж саме виплати потрібно включити до сукупного доходу?
Звернемося до п. 32 Постанови № 1266:
«Середня заробітна плата для розрахунку допомоги по вагітності та пологах і допомоги по тимчасовій непрацездатності, оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця обчислюється роботодавцями на підставі відомостей, що включаються до звіту про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, що подаються до ДФС».
Таким «звітом» з довгою назвою є Додаток 4 (персоніфікація), а відомості у вигляді заробітної плати, які дають підстави для визначенні сукупного доходу зазначаються у таблиці 6 цього додатку. Отже, тепер не відомості нарахування зарплати (з деталізацією виплат) формують сукупний дохід, а відомості, які зазначаються у персоніфікації. Е варто пам’ятати, коли будемо спілкуватися з перевіряючими з Фонду соцстраху.
В таблиці 6 вся заробітна плата відображається з ознакою «01» (або «02» для інвалідів). І під цією ознакою не можна розрізнити разові виплати, виплати за відпрацьований час тощо. Отже, якщо підприємство нараховує працівникам оподатковувану матеріальну допомогу, виплати до свят, винагороди за підсумками роботи за рік, додаткові блага, які оподатковуються ЄСВ, інші виплати, то всі такі суми у вигляді «заробітної плати», які оподатковуються ЄСВ, включаються до сукупного доходу в повному обсязі без пропорційного поділу.
Враховуючи те, що до розрахунку сукупного доходу включається «заробітна плата», на яку нараховується ЄСВ, варто нагадати про діючі обмеження для нарахування ЄСВ в межах 17 прожиткових мінімумів - до 01.09.2015 р. це 20706 грн., а з 01.09.2015 р. – 23426 грн. В таблиці 6 персоніфікації – це суми, які зазначені в колонці 18 «Нараховано в межах обмеження».
Також варто врахувати, що до «заробітної плати» не відносяться суми лікарняних, вагітності та пологів. Що стосується середнього заробітку мобілізованих працівників, то на думку автора, незалежно від того, як цей дохід оподатковувався на підприємстві (з ЄСВ чи без ЄСВ, з компенсацією з бюджету чи без компенсації), такі суми також не можуть бути включені до розрахунку сукупного доходу, оскільки час мобілізації відноситься до «поважних причин» і виключається з розрахункового періоду.
Аналогічне правило розповсюджується і на доходи, які нараховані в місяці, не відпрацьовану повністю з поважних причин. Оскільки відповідно до абзацу другого п. 3 Постанови № 1266 такі дні виключаються з розрахункового періоду, то і нараховані суми також мають виключатися.
Наприклад, працівник повний місяць хворів (з 1 по 31). Йому в цьому місяці було нараховано матеріальну допомогу (оподатковувану) в сумі 1500 грн. При обчисленні середнього заробітку дні тимчасової непрацездатності і сума лікарняного виключаються з розрахунку. Що стосується оподатковуваної матеріальної допомоги, то вона також має бути виключена в повній сумі з розрахунку, оскільки усі дні такого місяця не приймають участі у розрахунку середнього заробітку.
Якщо б хоча б один календарний день місяця був присутній в обліку, наприклад, особа хворіла з 1 по 30 січня, тоді 31 січня включається до сукупної кількості днів, і нарахована сума матеріальної допомоги тоді в повному обсязі включається в розрахунок.
Аналогічне роз’яснення надано і Мінсоцполітики у необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки (текст листа див. нижче).
Що стосується перехідних сум і сторнованих сум заробітку, то нагадаємо, що п. 9 р. IV Порядку формування та подання страхувальниками звiту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соцiальне страхування, затвердженого наказом Мiнфiну вiд 14.04.2015 р. № 435 (далi - Порядок № 435) передбачає деякi особливостi щодо нарахування ЄСВ на суми перерахункiв зарплати. При цьому вони узгоджується з нормами Iнструкцiї зi статистики заробiтної плати, затвердженої наказом Держкомстату вiд 13.01.2004 р. № 5 (далi - Iнструкцiя № 5).
Вiдповiдно до п. 9 р. IV Порядку № 435 i п. 1.6 Iнструкцiї № 5:
ü якщо нарахування зарплати здiйснюється за попереднiй перiод, зокрема у зв'язку з уточненням кiлькостi вiдпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої (сторнованої зарплати) включаються до зарплати мiсяця, у якому були здiйсненi такi донарахування;
ü вiд'ємнi значення при перерахунку зарплати, пов'язанi з уточненням кiлькостi вiдпрацьованого часу у зв'язку з вiдпусткою, тимчасовок непрацездатнiстю, та допомоги у зв'язку з вагiтнiстю та пологами, нарахованих у попереднiх перiодах вiдносяться до вiдповiдних мiсяцiв їх нарахування;
ü сторнованi суми вiдпускних та допомогу з тимчасової непрацездатностi та допомоги у зв'язку з вагiтнiстю та пологами теж потраплять до мiсяцiв, за якi здiйснюють таке сторнування.
Отже, для визначення сукупного доходу:
1. Якщо в розрахунковому періоді є місяці в яких проведено донарахування заробітної плати у зв'язку з виправленням лічильної помилки, то в сукупний дохід враховується заробітна плата у розмірі, в якому вона була донарахована та на яку було нараховано єдиний внесок в місяці її донарахування (а НЕ за місяці, ЗА який було проведено донарахування). Аналогічно треба враховувати і сторно заробітної плати в розрахунковому періоді: враховується нарахована заробітна плата поточного місяця за мінусом сторнованої заробітної плати у місяці її сторнування (а не ЗА місяці, ЗА який проведено сторнування).
Аналогічні висновки робить Фонд соціального страхування в своєму необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки.
Наприклад, сторнування зарплати за березень провели у липні 2015 р. у зв'язку з виправленням лічильної помилки. При обчисленні сукупного доходу сторновану суму зарплати відносять до заробітку липня.
Ще приклад: у серпні було проведено донарахування зарплати за травень у зв'язку з виправленням лічильної помилки. При обчисленні сукупного доходу донараховану суму зарплати відносять до заробітку серпня.
2. Якщо в розрахунковому періоді є місяці в яких проведено СТОРНО зарплати за минулий місяць у зв’язку з донарахуванням лікарняних, то такі сторно розподіляються у відповідні періоди, ЗА які вони нараховані.
Наприклад, у одному з мiсяцiв розрахункового перiоду (травні) була сторнована зарплата за минулий мiсяць (за березень) і одночасно нарахованi лiкарнянi за березень. Сторновану зарплату березня і нарахованi лiкарнянi за березень вiдносять до доходу березня.
Щодо перехідних сум відпускних, які припадають на місяці поточного і майбутнього періодів, то відповідно до п. 1.6 Інструкції № 5 «нарахування відображаються за календарний місяць (з першого до останнього числа місяця). Наприклад, суми нарахувань за час відпусток, на відміну від порядку їхньої фактичної виплати, розподіляються пропорційно часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці». Додаткового дивиться необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки(текст якого нижче).
Отже, якщо в розрахунковому періоді є сума перехідних відпускних за місяць, який не входить до розрахункового періоду, сума таких відпускних не має включатися до сукупного доходу. Аналогічну думку висловив і Фонд соціального страхування в своєму необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки.
Наприклад, працівник перебував у відпустці з 20 вересня по 5 жовтня. В таблиці 6 Додатку 4 за вересень було зазначено відповідні нарахування за вересень та жовтень. 10 жовтня працівник захворів. Розрахунковий період становить жовтень 2014 – вересень 2015 р. До сукупного доходу буде включено суму відпускних вересня, які припадають на дні вересня. Сума відпускних, зазначена у вересневому звіті за дні жовтня до сукупного доходу не включається.
Ще приклад: працівник перебував у відпустці з 25 вересня по 15 жовтня 2014. В таблиці 6 Додатку 4 за вересень 2014 року було зазначено відповідні нарахування за вересень та жовтень. Минув рік. 23 жовтня 2015 року працівник захворів. Розрахунковий період становить жовтень 2014 – вересень 2015 р. До сукупного доходу треба включити суму відпускних жовтня 2014 року, які ьули відображені у звіті за вересень. Сума відпускних, зазначена у вересневому звіті за дні вересня до сукупного доходу не включається.
КРОК 4. Визначаємо середньоденну заробітну плату (СрЗП)
Відповідно до п. 3 Постанови № 1266 середньоденна заробітна плата обчислюється шляхом ділення сукупного доходу (заробітної плати в межах обмеження, на яке нараховується ЄСВ, КРОК 3) на кількість календарних днів (КРОК 2) у розрахунковому періоді:
СрЗП = СД / КД або СрЗП = КРОК 3 / КРОК 2
Як зазначено у п. 4 Постанови № 1266, середньоденна заробітна плата не може перевищувати максимальну величину бази нарахування ЄСВ з розрахунку на один календарний день.
Максимальна величина бази нарахування ЄСВ з розрахунку на один календарний день (СрМакс) обчислюється шляхом ділення встановленого її розміру в останньому місяці розрахункового періоду на середньомісячну кількість календарних днів (30, 44).
Тобто, щоб визначити СрМакс необхідно взяти максимальне обмеження для ЄСВ, яке діє в місяці перед місяцем настання страхового випадку (це є останній місяць розрахункового періоду) і поділити на 30,44.
Наприклад, працівник захворів у жовтні, для визначення СрМакс беремо вересень і обмеження 23426 грн., ділимо на 30,44, отримуємо 769,58 грн. – це і є СрМакс, яку необхідно порівняти із СрЗП.
Отримані результати СрЗП і СрМакс порівнюємо між собою.
Увага! Порівняння середніх заробітків відбувається без застосування відсотків страхового стажу 50%, 60%, 70% і 100%.
Обираємо найменший середній заробіток (СрЗРБ) і множення на кількість календарних днів страхового випадку визначаємо суму допомоги.
Як правильно визначати суму лікарняних декретних для працівників, в яких страховий стаж за останні 12 місяців перед настанням страхового випадку більше або менше 6 місяців, читайте у п.124 Корисної інформації «ВИЗНАЧАЄМО СУМИ ЛІКАРНЯНИХ І ДЕКРЕТНИХ, ЯКЩО СТРАХОВИЙ СТАЖ МЕНШЕ 6 місяців за останні 12».