6 ноября 2013 г. ГУ Миндоходов в г. Киеве в письме от 19.09.2013 г. № 4456/10/26-15-11-01-06 изложило основные правила учета расходов на командировку и/или под отчет при использовании для этого платежной карточки.
Налоговики обратили внимание, что если работнику выдан аванс на командировку на корпоративную карточку, то в Отчете об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), нужно отражать только использованные (списанные с картсчета) средства. При этом работник, кроме счетов гостиниц, проездных билетов и т. д., должен приложить к Отчету документы, которые подтверждают осуществленные с помощью платежных карточек расчеты, а именно: чеки банкомата, слипы, квитанции платежных терминалов и т. п.
Налоговики также отметили, что денежные средства в национальной валюте страны, в которую был командирован работник, или в свободно конвертируемой валюте, которые получает работник как аванс на корпоративную карточку в размерах, установленных законодательством, пересчитываются в гривни по официальному курсу НБУ. Пересчет проводится на дату списания средств с карточного счета такой валюты при условии наличия подтверждающих документов.
Также налоговики отметили, что Отчет подается до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога завершает командировку, завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет.
Если во время служебных командировок командированное лицо — налогоплательщик получило наличные с применением платежных карточек, в том числе с использованием личного специального платежного средства, то он представляет Отчет и возвращает излишне израсходованные средства до окончания третьего банковского дня после завершения командировки.
Обратите внимание: в состав расходов, которые учитываются при определении объекта налогообложения, включаются суммы суточных в размере не более установленной п.п. 140.1.7 Налогового кодекса Украины нормы. При этом обязательно должны быть в наличии:
— приказ о командировке;
— первичные документы;
— загранпаспорт или документ, который его заменяет, с отметками пограничников о пересечении границы;
— документы, подтверждающие связь командировки с хозяйственной деятельностью плательщика налога.
Использованы материалы сайта газеты "Налоги и бухгалтерский учет"