В данном разделе описывается методика сохранения печатной формы документа или отчета во внешний файл. Это может понадобиться, например, для передачи счетов на оплату или накладных по электронной почте.

Пример

ООО "Добро" продает продукцию покупателю. По договоренности сторон, счет на оплату покупателю завод направляет по электронной почте.

С чего начать?

Прежде всего, нужно сформировать печатную форму документа (в нашем примере - "Счета на оплату покупателю").
После того, как сформированная форма появилась на экране, ее можно сохранить во внешний файл. Для этого необходимо выбрать пункт Сохранить копию... в меню Файл:

КАК СЭКОНОМИТЬ ВРЕМЯ

Если Вам приходится часто сохранять печатные формы, можно сэкономить время, настроив интерфейс программы. Например, можно вынести на панель инструментов программы кнопку , расположив ее рядом со стандартной кнопкой (Сохранить).

Подробнее о настройке командных панелей можно узнать в "Руководстве пользователя", в разделе "Редактирование панелей инструментов" (глава 12 "Сервисные возможности").

При выборе пункта меню Сохранить копию... или нажатии на кнопку в панели инструментов будет открыта стандартная форма сохранения файла, используемая в Windows.

Какой выбрать тип файла?

Печатную форму можно сохранить в файлах различных типов. Для выбора типа файла в форме предназначено поле Тип файла (Save as type). От типа файла зависит, каким образом будут учтены особенности оформления табличного документа, а также какие программы могут быть использованы для его просмотра и корректировки.

Рассмотрим три типа файлов, наиболее подходящих для сохранения табличных документов.

1. Табличный документ

По умолчанию программа предлагает сохранить файл как табличный документ 1С:Предприятия (*.mxl). Сохраненная копия документа будет полностью идентична той, которая формируется программой. При этом файл можно в любой момент откорректировать, открыв с помощью 1С:Предприятия или бесплатной программы "1С:Предприятие - Работа с файлами".

Особенности:

• Сохранение оформления табличного документа
• Возможность корректировки
• Для просмотра требуется 1С:Предприятие 8 или бесплатная программа "1С:Предприятие - Работа с файлами"

Бесплатная программа "1С:Предприятие - Работа с файлами"
Программа предназначена для просмотра и редактирования файлов 1С:Предприятия на тех компьютерах, где система 1С:Предприятие не установлена. Программу можно [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] бесплатно с сайта фирмы "1С" (для перехода на сайт требуется подключение к Интернету).

2. Лист Excel

Лист Microsoft Excel (*.xls) - один из распространенных типов табличных файлов. Они могут быть открыты и откорректированы при помощи программы Microsoft Excel. Кроме того, для просмотра файлов этого типа можно использовать программу Excel Viewer 2003.

Следует иметь в виду, что подход к оформлению табличных документов в 1С:Предприятии 8 и Microsoft Excel имеет существенные различия. Некоторые особенности оформления табличных документов 1С:Предприятия 8, например, различная ширина колонок в разных строках, не поддерживаются в Microsoft Excel. При сохранении табличного документа с таким оформлением в виде листа Excel настройки ширины колонок будут потеряны.

Особенности:

• Не поддерживаются некоторые особенности оформления табличных документов 1С:Предприятия 8
• Для просмотра и корректировки требуется наличие Microsoft Excel или Excel Viewer 2003

3. Документ HTML

В виде документов HTML (*.htm) обычно оформляются страницы сайтов в Интернете. Любой документ HTML можно просмотреть при помощи обозревателя Интернета, например Internet Explorer. Многие программы, например Microsoft Word, позволяют редактировать документы HTML.
ВАЖНО!
При сохранении табличного документа не рекомендуется использовать тип файла Документ HTML3. Это устаревший тип файла, используемый в редких случаях, преимущественно для совместимости со старыми версиями обозревателей Интернета. Сохраненные с использованием этого типа файла табличные документы могут при открытии отображаться некорректно.


Особенности:

• Сохранение оформления табличного документа
• Для просмотра не требуется установка дополнительных программ
• Возможность корректировки c помощью Microsoft Word
• Документ HTML может отображаться некорректно при использовании старых версий обозревателей Интернет

Что выбрать?

При выборе наиболее подходящего типа файла необходимо учитывать преимущества и недостатки каждого из типов. В нашем примере ООО "Добро" отказался от сохранения в документа в виде листа Excel, поскольку этот тип файла не поддерживает настройки различной ширины колонок в различных частях счета. Выбор между табличным документом 1С:Предприятия и документом HTML был сделан в пользу последнего, поскольку для его просмотра не требуется устанавливать дополнительные программы.