Подання електронних документів здійснюється платниками податків відповідно до норм ПКУ та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 р. № 557 (далі – Порядок № 557), на підставі договору про визнання електронних документів (далі – Договір), що визначає взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу та укладається з контролюючим органом.

Підписувачем заяви про приєднання до договору про визнання електронних документів (далі – Заява про приєднання до Договору) має бути особа, яка згідно з даними Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі – Єдиний державний реєстр) є керівником.

Дія Договору та пов’язаних з ним повідомлень про надання інформації щодо електронних цифрових підписів (далі – Повідомлення) припиняється за ініціативи підписувача Заяви про приєднання до Договору, поданої з дотриманням передбаченої п. 15 розділу ІІІ Порядку № 557 процедури, або за наявності підстав, визначених п. 14 розділу ІІІ Порядку № 557, зокрема, при отриманні інформації з Єдиного державного реєстру про зміну керівника.

Оскільки при зміні керівника дія Повідомлення, яке підписувалось попереднім керівником, припиняється, то після направлення підписаної Заяви про приєднання до Договору новим керівником та отриманні другої квитанції про приєднання до Договору новий керівник для надання права підпису електронних документів (крім Заяви про приєднання до Договору) іншим особам, яким делеговано право підпису, повідомляє про таких осіб контролюючий орган шляхом направлення Повідомлення в електронному вигляді за формою згідно з додатком 2 до Порядку № 557 (п. 11 розділу ІІІ Порядку № 557), в тому числі і про осіб, для яких надсилалося Повідомлення попереднім керівником, якщо новий керівник залишив цим особам право підпису електронних документів.