Пока все готовятся к новогодним праздникам, для бухгалтеров начинается период кропотливой и довольно ответственной работы — годовой инвентаризации. Вспомним ключевые правила проведения инвентаризации.

Общие правила

После укомплектования инвентаризационной комиссии и определения приказом руководителя сроков проведения инвентаризации отдельных объектов, вписывающихся в общие сроки, начинают проведение самой инвентаризации.

Приступая к проверке фактического наличия определенного вида активов (основных средств, нематериальных активов, запасов и т.д.), инвентаризационная комиссия до ее начала:

- проверяет исправность всех весоизмерительных приборов, которые будут использоваться во время проверки;

- требует завершить обработку всех документов, касающихся движения активов, и формирует последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении активов;

- требует определить остатки на дату инвентаризации;

- просит, чтобы материально ответственные лица сгруппировали, рассортировали и разложили по названиям, сортам, размерам в порядке, удобном для подсчета, проверяющиеся активы.

Кроме того, начиная проверку любых активов, инвентаризационная комиссия требует от материально ответственного лица предоставить расписки о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на активы сданы в бухгалтерию, что все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие ? списаны. Такие расписки прикрепляют к инвентаризационным описям, которые составляют по результатам проведенной проверки.

Проведя подготовку к инвентаризации, приступают к проверке отдельных объектов инвентаризации. При проведении инвентаризации каждого отдельного объекта следует обращать внимание на различные нюансы. Коротко вспомним особенности для наиболее распространенных активов.

Основные средства

Начиная инвентаризацию основных средств, то есть собственных активов, учитываемых на счете 10 «Основные средства» и 11 «Прочие необоротные материальные активы», а также полученных в аренду (учитываются на забалансовом счете 01 «Арендованные необоротные активы») или находящихся на ответственном хранении (они учитываются на забалансовом субсчете 023 «Материальные ценности на ответственном хранении») сначала следует проверить:

- наличие и состояние технических паспортов и другой технической документации на эти активы;

- наличие документов на активы, сданные или принятые предприятием в аренду, на хранение, во временное пользование.

Затем выясняют, соответствует ли имеющийся перечень основных средств информации, указанной о них в учетных регистрах. Для этого инвентаризационная комиссия проверяет фактическое наличие объектов и проводит их пообъектный обзор.

Кроме того, по всем основным средствам проверяют правильность присвоения им инвентаризационных номеров.

Нематериальные активы

Проверке подлежат активы, которые учитываются на счете 12 «Нематериальные активы». Во время инвентаризации нематериальных активов сверяют фактическое наличие нематериальных активов с документами, которые были основанием для их оприходования, или документами, которыми оформлены имущественные права.

Одновременно на основании этих документов проверяют обоснованность их оприходования.

Запасы

Инвентаризация запасов, то есть активов, учитываемых на счетах 20, 22, 26, 27 и 28, проводится по местам их хранения и отдельно по материально ответственным лицам. Во время инвентаризации запасов комиссия в присутствии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие запасов через их пересчет, перевешивание или перемеривание. Такие операции проводят, размещая активы в помещении, где они хранятся.

В ходе проверки запасов сверяют их фактически установленное наличие на дату инвентаризации с данными бухгалтерского учета. Если речь идет о проверке малоценных и быстроизнашивающихся предметов, которые учитываются в оперативном порядке (то есть выданные в пользование), то проверяют фактическое наличие этих предметов у материально ответственных лиц путем сопоставления с ведомостью оперативного учета.

Спецодежда и предметы индивидуального пользования, отправленные в стирку и ремонт, проверяются на основании документов поставщика услуг.

Количество запасов, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться на основании документов с обязательной проверкой наличия в натуре части указанных ценностей.

Если инвентаризация активов в помещении, где они хранятся, не закончена в течение одного дня, она должна быть закончена в течение следующих дней. После того, как инвентаризационная комиссия покинула помещение, в котором не закончена инвентаризация, председатель инвентаризационной комиссии опечатывает его пломбиратором. Если однотипные активы хранятся в разных помещениях, то после проверки ценностей вход в помещение также опечатывается пломбиратором. Это нужно делать во избежание подмены ценностей.

Во время инвентаризации запасов, находящихся в пути, отгруженной продукции (товаров) и запасов, не оплаченных в срок покупателями запасов, находящихся на складах других предприятий (на ответственном хранении, на комиссии, в переработке), проверяют обоснованность сумм, отраженных на счетах бухгалтерского учета. Такие суммы могут быть признаны, если они подтверждены надлежащим образом оформленными документами, в частности счетами поставщиков, копиями платежных требований (счетов-фактур), предъявленных покупателям, охранными расписками, которые переоформлены на дату проведения инвентаризации или близкую к ней.

Денежные средства

Проводят инвентаризацию денежных средств (наличных, денежных средств, ценных бумаг, денежных документов (уплаченных санаторно-туристических путевок, почтовых марок и т.д.) и бланков документов строгой отчетности), то есть активов, учитываемых на счетах 30, 31, 33 в порядке, установленном в Положении о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденном постановлением правления Нацбанка от 29.12.2017 г. № 148. По нему следует осуществить сверку имеющихся средств с данными, указанными в учетных регистрах.

Порядок инвентаризации кассы происходит в следующей последовательности:

1. До начала проверки кассир должен предоставить расписку о том, что все документы сданы в бухгалтерию, а деньги, поступившие полностью, оприходованы, а те, что выданы, списаны. Форма расписки приведена на титульной стороне Акта о результатах инвентаризации имеющихся средств.

2. Комиссия проверяет фактическое количество средств в кассе через покупюрный пересчет всей наличности и проверяет правильность оприходования и списания наличных денежных средств, а также оформления кассовых документов.

3. Фактическое наличие денежных средств сопоставляют с данными бухгалтерского учета. Если предприятие применяет РРО, то сумма наличности из кассы РРО сверяется с суммой, указанной в фискальных отчетных чеках и Книге учета расчетных операций (если она ведется).

Если все правильно, то фактическая сумма наличных на месте проведения расчетов должна совпадать с суммой, указанной в кассовых документах. Если есть расхождения, то определяют размер излишков или недостач.

При инвентаризации денежных средств, находящихся в пути, сверяют суммы, указанные в счете, с данным квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка.

При инвентаризации ценных бумаг в документарной форме устанавливается:

- наличие ценных бумаг;

- правильность их оформления, реальность стоимости отраженных в балансе предприятия ценных бумаг;

- полнота и своевременность отражения в бухгалтерском учете доходов от финансовых инвестиций.

Задолженность

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженностей заключается в сверке документов и записей в регистрах учета и проверке обоснованности сумм, отраженных на соответствующих счетах, а именно на счетах 36, 37, 63, 64, 65, 66, и т.д.

Дебиторская и кредиторская задолженности проверяются на соблюдение срока исковой давности, обоснованность сумм, которые учитываются на счетах учета расчетов с покупателями, заказчиками, поставщиками, подрядчиками, полученных и выданных векселей, полученных заемных средств, предоставленных кредитов (займов), с подотчетными лицами, депонентами, прочими дебиторами и кредиторами.

При инвентаризации расчетов с помощью документальной проверки устанавливаются:

- правильность расчетов с банками, контролирующими органами, другими предприятиями, а также со структурными подразделениями предприятия, выведенными на отдельные балансы;

- задолженность подотчетных лиц, а также правильность и обоснованность сумм задолженности по недостачам и кражам. Инвентаризация задолженности по недостачам и потерям от порчи ценностей заключается в проверке причин, по которым задерживается рассмотрение материалов по выявленной недостаче и отнесению ее на виновных лиц или списанию в установленном порядке;

- правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженностей, в том числе суммы кредиторской и депонентской задолженностей, по которым срок исковой давности истек;

- реальность задолженности работникам по оплате труда и гражданам (непосредственно или через работодателей) по социальным выплатам, определенным законодательством, а также по безналичным расчетам по этим выплатам.

В подобном ключе проверяют и другие объекты инвентаризации.