Мінпраці [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки] визначено, що штатний розпис – це документ, що встановлює для даного підприємства, установи, організації структуру, штати і посадові оклади працівників. З урахуванням необхідності врегулювання та забезпечення прав працівників на працю, захисту від незаконного звільнення та оплату праці, затвердження штатного розпису на підприємствах, установах, організаціях та фізичними особами-підприємцями є обов’язковим.

Типова форма штатного розпису затверджена наказом Мінфіну вiд 28.01.2002 р. № 57 та є обов’язковою для підприємств, установ, організацій бюджетної сфери. Підприємства інших форм власності та господарювання використовують типову форму штатного розпису як зразок під час власного кадрового та бухгалтерського обліку працівників.

Обов’язковим у штатному розписі є зазначення назви посад, чисельності персоналу і окладів по кожній посаді.

Згідно з п. 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення України від 29.07.1993 р. № 58, записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, виконуються для робітників та службовців відповідно до найменування професій і посад, зазначених у національному класифікаторі України «Класифікатор професій», затвердженому наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 р. № 327 (далі – класифікатор професій), який призначений для застосування всіма суб’єктами господарювання.

Відповідно до статті 64 Господарського кодексу України підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.

Штатний розпис, як правило, запроваджується з початку календарного року і діє протягом усього цього року. Обмеження відносно терміну затвердження штатного розпису є лише для бюджетних установ. У не бюджетних підприємствах періодичність затвердження штатного розпису законодавством не визначена.

Підставами для перегляду та внесення відповідних змін до штатного розпису можуть бути, зокрема, зміна структури підприємства або перейменування структурних підрозділів, введення (виведення) штатних одиниць, зміна розміру посадових окладів (тарифних ставок (окладів), назви посад, розрядів, категорій тощо.

Крім того, наказом від 15.05.2018 р. № 511 Мінфіном внесені зміни до Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435, згідно з якими Порядок та форми звітності викладено у новій редакції. У таблиці 5 форми № Д4 додано 4 графи для відображення інформації про посаду, яку обіймає працівник (виконувану роботу), а саме, професійна назва роботи, код загальносоюзного класифікатора професій, посад та тарифних розрядів (код ЗКППТР), код класифікатора професій (код КП), назва посади.

Зазначена інформація вибирається із покажчика професійних назв робіт класифікатора професій.

Недотримання вимог щодо визначення найменування посади (професії) відповідно до вимог класифікатора професій в подальшому може позбавити працівника деяких пільг та гарантій, зокрема, права на скорочений робочий день, додаткову відпустку, отримання доплат і надбавок до посадового окладу (тарифної ставки), пільгове пенсійне забезпечення.

Враховуючи вищезазначене, розроблення та перегляд штатного розпису мають здійснюватися з урахуванням вимог класифікатора професій та назви посад і професій мають відповідати назвам, визначеним у класифікаторі.

Увага. Згідно з ч. 3 ст. 32 Кодексу законів про працю України зміна найменування посад працівника є зміною істотних умов праці, про яку роботодавець має повідомити його не пізніше ніж за два місяці.