Які кадрові документи має вести фізична особа – підприємець?

Для осіб, які використовують найману працю, чинним законодавством передбачена певна кількість документів, що їх вони повинні вести обов’язково. Зокрема, це штатний розпис, колективний договір, табелі обліку робочого часу та ін. Втім, розберемося, які з цих документів має вести саме фізична особа – підприємець?

У нормативно-правових актах, що передбачають обов’язковість ведення кадрових документів, використовується два формулювання: «підприємство» чи «роботодавець».

Відповідно до ст. 62 ГКУ підприємство – самостійний суб'єкт господарювання, що створений компетентним органом державної влади або органом місцевого самоврядування, або іншими суб'єктами для задоволення суспільних та особистих потреб шляхом систематичного здійснення виробничої, науково-дослідної, торговельної, іншої господарської діяльності та є юридичною особою. Очевидно, що підприємець не є юридичною особою, отже, не може вважатися підприємством, а тому вимоги щодо кадрових документів, які встановлені для підприємств, не поширюються на фізичну особу – підприємця.

Відповідно до пп. 14.1.222 ПКУ роботодавець – юридична особа або самозайнята особа, яка використовує найману працю фізичних осіб на підставі укладених трудових договорів (контрактів). Схоже за змістом визначення терміна «роботодавець» наводиться і в Законах про профспілки, про організації роботодавців, про охорону праці тощо.

Отже, фізособа-підприємець є роботодавцем і на неї поширюються всі вимоги стосовно кадрових документів, які стосуються роботодавців:

1) наявність трудових договорів, зареєстрованих у центрі зайнятості.

Відповідно до ст. 241 КЗпП у разі укладення трудового договору між працівником і фізичною особою, така фізична особа повинна у тижневий строк з моменту фактичного допущення працівника до роботи зареєструвати укладений у письмовій формі трудовий договір у державній службі зайнятості за місцем свого проживання відповідно до порядку, встановленого Мінсоцполітики;

2) наявність журналу реєстрації відпусток.

Відповідно до ст. 10 Закону про відпустки власник або уповноважений ним орган зобов'язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам. Законодавство не встановлює форми обліку, на практиці він ведеться за допомогою журналу реєстрації відпусток, який має бути прошитим, скріпленим підписом та печаткою (якщо вона використовується), сторінки мають бути пронумеровані;

3) наявність інструкцій з охорони праці.

Стаття 13 Закону про охорону праці зобов’язує роботодавця розробляти та затверджувати інструкції з охорони праці;

4) ведення журналу реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці.

Відповідно до ст. 29 КЗпП власник до початку роботи зобов’язаний проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони. А відповідно до ст. 18 Закону про охорону праці працівники при прийнятті на роботу і під час роботи повинні проходити за рахунок працедавця інструктаж, навчання з питань охорони праці. На виконання цих норм роботодавець має вести журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці, форма якого затверджена наказом Держнаглядохоронпраці від 26.01.2005 р. № 15.

Таким чином, кадрові документи з вищенаведеного переліку в обов’язковому порядку повинна вести (мати у наявності) фізична особа – підприємець.

Враховуючи, що ведення кадрових документів контролюється державним органом – Держінспекцією з питань праці, слід зауважити про спрощений порядок державного контролю для певного кола фізосіб-підприємців.

Відповідно до Закону № 877-V державний нагляд (контроль) – діяльність уповноважених законом центральних органів виконавчої влади, їх територіальних органів, державних колегіальних органів, органів виконавчої влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування щодо виявлення та запобігання порушенням вимог законодавства суб'єктами господарювання та забезпечення інтересів суспільства, зокрема належної якості продукції, робіт та послуг, прийнятного рівня небезпеки для населення, навколишнього природного середовища. Ця діяльність має своє вираження у заходах державного контролю (перевірках, ревізіях, оглядах, обстеженнях та інших діях).

На початку 2012 року було підписано Закон № 4448-VI, який встановлює особливий порядок державного нагляду за господарською діяльністю фізичних осіб – підприємців, які не зареєстровані як платники ПДВ та які не здійснюють діяльність, що віднесена до високого ступеню ризику. Контроль за ними може полягати лише у:

– позапланових заходах щодо додержання санітарного законодавства;

– перевірках органами захисту прав споживачів за скаргами споживачів.

Якщо діяльність фізичної особи – підприємця віднесена до діяльності з середнім ступенем ризику, Пенсійний фонд проводить планові та позапланові перевірки. Здійснення інших заходів державного контролю заборонено. Тобто зазначених фізичних осіб не може перевіряти в тому числі й Держінспекція з питань праці.

Гліб Норов
юрист, [необходимо зарегистрироваться для просмотра ссылки]

Дата підготовки 14.08.2012