Расходы, учитываемые при определении объекта налогообложения, признаются на основании первичных документов, обязательность ведения которых предусмотрена правилами бухгалтерского учета (п. 138.2 Налогового кодекса).

В зависимости от вида расходов можно выделить такие документы:

- прямые материальные расходы: лимитно-заборная карточка типовой формы № М-8 и М-9, акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов типовой формы № М-10, накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов типовой формы № М-11 (утверждены приказом Минстата от 21.06.96 г. № 193) и др.;

- прямые расходы по оплате труда: расчетно-платежная ведомость работника типовой формы № П-6, расчетно-платежная ведомость (сводная) типовой формы № П-7, табель учета использования рабочего времени типовой формы № П-5 (утверждены приказом Госкомстата от 05.12.08 г. № 489) и др.;

- амортизация производственных основных средств и нематериальных активов: ведомость начисления амортизации (как правило, разрабатывается на предприятии самостоятельно);

- общепроизводственные расходы: ведомость распределения общепроизводственных расходов (образец в приложении 1 к П(С)БУ 16);

- прочие прямые расходы: акты выполненных работ (приобретенных услуг), счета и расчет потребленных услуг, авансовые отчеты об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, страховые полисы, бухгалтерские справки о списании и начислении прочих расходов.

Данные перечисленных первичных документов переносятся в документы сводного (обобщающего) учета расходов производства. Цель – обобщить расходы по заказам, видам продукции, цехам, по статьям калькуляции для составления фактической (отчетной) калькуляции себестоимости продукции.

Сводными документами могут быть:

- ведомости учета материальных расходов по видам продукции, заказам;

- ведомости распределения по видам продукции (по заказам внутри цеха, передела): прямых материальных расходов, расходов на оплату труда, прочих прямых расходов, расходов вспомогательных производств, амортотчислений, общепроизводственных расходов и т. п.;

- сводные ведомости (карточки) учета расходов на производство по видам продукции.

Перечисленные сводные первичные документы предприятие может составлять в произвольной форме, но соблюдая требования к составлению первичных документов.